El RGPD en la práctica: cómo gestionar solicitudes de datos y documentar el consentimiento en Flexmail

Cuando alguien le pide una copia de sus datos o presenta una solicitud de derecho al olvido, la tarea puede parecer abrumadora, sobre todo si utiliza varias herramientas. Este artículo explica con exactitud cuáles son sus responsabilidades como cliente de Flexmail, qué datos almacena Flexmail sobre sus contactos y cómo encontrar y utilizar esa información para responder a las solicitudes habituales del RGPD.

Comprender su rol

Según el RGPD, usted es el responsable del tratamiento. Esto significa que usted es responsable de determinar por qué y cómo se tratan los datos personales de sus contactos. Flexmail es su encargado del tratamiento: tratamos los datos en su nombre y siguiendo sus instrucciones, tal como se establece en nuestro Acuerdo de tratamiento de datos (DPA).

En la práctica, esto significa que cuando uno de sus contactos le presenta una solicitud relativa al RGPD, usted es quien debe responder. Flexmail le ofrece las herramientas necesarias para hacerlo.

¿Qué datos almacena Flexmail sobre un contacto?

Antes de responder a una solicitud, conviene saber qué información guarda Flexmail. Para cada contacto en su cuenta, Flexmail puede almacenar lo siguiente:

• Dirección de correo electrónico y cualquier campo de contacto que haya configurado (nombre, número de teléfono, empresa, campos personalizados, etcétera)
• La fuente o fuentes mediante las cuales el contacto se añadió a su base de datos. Si se suscribió a través de un formulario de opt-in de Flexmail, la plataforma registra de forma automática qué formulario se utilizó. Si importó los contactos de forma manual, puede añadir una etiqueta de fuente usted mismo.
• Intereses y segmentos a los que pertenece el contacto
• Historial de campañas: qué correos electrónicos ha recibido y en cuáles ha hecho clic. Flexmail registra las aperturas para los contactos que no hayan indicado un «No» explícito y, si la política de consentimiento de seguimiento de aperturas está activa, únicamente para los contactos con consentimiento «Sí».
• Eventos de baja: si hizo clic en un enlace de baja y cuándo ocurrió

Estos datos permanecen almacenados en su cuenta de Flexmail mientras la cuenta continúe activa.

Solicitar un informe completo de datos de un contacto

Si un contacto ejerce su derecho de acceso (quiere saber qué datos conserva sobre él), puede localizar toda la información que Flexmail guarda sobre esa persona de la siguiente manera.

1. Vaya a Contactos en el menú principal.
2. Busque el contacto mediante su dirección de correo electrónico.

3. Abra el perfil del contacto. Aquí puede ver todos los campos de contacto, las fuentes y los intereses vinculados a esta persona.

   

4. Para ver el historial de campañas, vaya a Contactos → Informe de contacto → Crear nueva búsqueda, introduzca la dirección de correo electrónico, marque todas las opciones y seleccione un periodo. Con esto se genera un informe de contacto con:

   - Fecha de importación o suscripción

   - Formulario de opt-in utilizado (si procede)

   - Campañas enviadas a este contacto

   - Aperturas y clics

   - Clics en enlaces de baja

   
   

Puede utilizar este informe como base para responder a la persona interesada. Tenga en cuenta que tal vez deba recopilar también datos de otras herramientas que use junto con Flexmail, como su CRM, tienda online o plataforma de analítica.

Cómo se documenta el consentimiento en Flexmail

La documentación del consentimiento es una de las dudas que recibimos con más frecuencia. A continuación le explicamos cómo le asiste Flexmail en este proceso.

Cuando un contacto se suscribe mediante un formulario de opt-in de Flexmail, el sistema registra de forma automática el nombre del formulario como fuente en el perfil del contacto. Esto le indica dónde y cómo entró el contacto en su base de datos. El propio formulario constituye el momento del consentimiento: el contacto completó y envió su formulario de forma activa.

Cuando importa contactos manualmente, usted es responsable de haber documentado el consentimiento fuera de Flexmail (por ejemplo, un formulario físico firmado, una casilla de verificación en su propio sitio web o un registro en su CRM). Al importar, añada una etiqueta de fuente descriptiva, como «Feria Bruselas – mayo 2024» o «Opt-in checkout tienda online – T1 2025». De esta manera resultará mucho más sencillo rastrear el consentimiento más adelante.

El registro de consentimiento en la ficha del contacto muestra, para cada cambio en el consentimiento de seguimiento de aperturas, la fecha y hora (UTC), el nuevo valor, la fuente de la elección y una observación. Utilícelo para demostrar cuándo y cómo eligió el contacto su preferencia. Si importa el consentimiento o lo envía mediante la API, usted es el responsable directo de su validez.

Por qué eliminar contactos es casi siempre una decisión equivocada

Puede resultar tentador eliminar contactos de Flexmail para reestructurar la base de datos y empezar de cero, para mantenerse dentro del límite de contactos de su plan o sencillamente porque alguien se dio de baja y considera que ya no hay motivo para conservarlo. En casi todos los casos, eliminar un contacto genera más problemas de los que resuelve.

Pierde todos los datos históricos de forma permanente.

Cuando elimina un contacto, desaparece toda la información que Flexmail recopiló sobre él: las fuentes, el historial de campañas, qué correos electrónicos recibió, en qué enlaces hizo clic y cuándo se dio de baja. Si más adelante vuelve a importar la dirección de correo electrónico de ese contacto, Flexmail lo tratará como un contacto totalmente nuevo y sin historial. No hay forma posible de volver a vincularlo a su registro anterior.

Los correos electrónicos enviados con anterioridad dejan de funcionar de forma correcta para esa persona.

Los enlaces con seguimiento en las campañas que ya envió siguen funcionando como enlaces normales, por lo que el destinatario aún puede hacer clic hacia su sitio web. Sin embargo, Flexmail ya no puede registrar esos clics en un perfil de contacto, puesto que ese perfil ya no existe. Y lo que es más importante: si esa persona hace clic en un enlace de baja de un correo anterior, la solicitud de baja no tiene adónde dirigirse. No se añadirá a su lista negra, lo que significa que podría volver a recibir correos electrónicos en un envío o una importación posterior. Evitar esa situación es exactamente el motivo por el cual existe la lista negra.

Pierde su protección frente a bajas.

Cuando un contacto se da de baja a través de un correo electrónico de Flexmail, se incluye en su lista negra. La lista negra es el mecanismo que impide que vuelva a escribirle por error, incluso si su dirección de correo electrónico aparece en una importación futura o en una sincronización de CRM. Si elimina un contacto en lugar de dejar que la lista negra cumpla su cometido, esa protección desaparece por completo.

Qué puede hacer en su lugar.

Si un contacto se dio de baja, manténgalo en la lista negra. Si se está acercando al límite de contactos de su suscripción, tenga en cuenta que el crecimiento de su audiencia es una señal positiva. El marketing por correo electrónico ofrece el mayor retorno de inversión entre todos los canales de marketing, y su lista de contactos constituye uno de los activos comerciales más valiosos que posee. El objetivo es enviar campañas eficaces y hacer que los destinatarios regresen con regularidad a su sitio web y a sus productos. Si realmente necesita reducir el número de contactos, concéntrese en eliminar los rebotes duros y las direcciones que nunca han mostrado interacción. También puede ponerse en contacto con nuestro equipo de soporte para evaluar la estrategia adecuada para su caso particular.

Cómo tramitar una solicitud de supresión («derecho al olvido»)

Si un contacto le solicita la eliminación de todos sus datos, este es el procedimiento recomendado en Flexmail:

1. Busque el contacto en el resumen de Contactos.
2. Antes de eliminarlo, exporte el informe de contacto (véase el apartado anterior) y guárdelo en sus propios registros. Es posible que deba acreditar que procesó la solicitud de supresión.
3. Elimine el contacto de Flexmail.

Gestión de solicitudes del RGPD en varios sistemas

Muchos clientes de Flexmail utilizan la plataforma junto con otras herramientas. Esta es una lista de verificación práctica para seguir cuando reciba una solicitud vinculada al RGPD:

• Exporte el informe de contacto desde Flexmail
• Revise su CRM para localizar los datos asociados a esta persona
• Revise su tienda online o sistema de reservas
• Revise otras posibles integraciones (Zapier, conexiones API, herramientas de analítica)
• Documente que completó la solicitud e indique la fecha en la que dio respuesta

De acuerdo con el RGPD, dispone de un plazo de un mes para responder a la solicitud de un interesado.

Qué cubre el DPA de Flexmail

Al utilizar Flexmail, acepta de forma automática nuestro Acuerdo de tratamiento de datos. Este acuerdo confirma que:

• Flexmail trata los datos de sus contactos únicamente bajo sus instrucciones directas
• Todo el tratamiento se lleva a cabo dentro de la Unión Europea o en países que cuentan con un nivel de protección adecuado
• Flexmail le prestará asistencia si un interesado contacta directamente con nosotros en relación con sus datos
• Usted conserva la responsabilidad sobre la licitud de los datos que proporciona a Flexmail, incluida la obtención de un consentimiento válido

Si en algún momento un interesado o una autoridad de control le solicita demostrar que su marketing por correo electrónico cumple con el RGPD, el DPA con Flexmail es uno de los documentos clave que debe tener a su disposición.

Siguientes pasos

Ahora que conoce cómo se registra el consentimiento y cómo gestionar las solicitudes de datos, un buen siguiente paso consiste en revisar sus formularios de opt-in activos en Flexmail y comprobar que cada uno tenga una etiqueta de fuente clara y descriptiva. También puede consultar el historial de importaciones para asegurarse de que las cargas anteriores cuenten con etiquetas de fuente significativas.

Si tiene alguna pregunta sobre un caso concreto del RGPD o requiere asistencia para generar un informe de contacto, nuestro equipo de soporte le ayudará con gusto.