El RGPD en la práctica: cómo gestionar solicitudes de datos y documentar el consentimiento en Flexmail

Cuando alguien le solicita una copia de sus datos, o pide ser olvidado, puede parecer una tarea abrumadora, especialmente si utiliza múltiples herramientas. Este artículo explica exactamente cuáles son sus responsabilidades como cliente de Flexmail, qué almacena Flexmail sobre sus contactos y cómo puede encontrar y usar esa información para responder a las solicitudes habituales del RGPD.

Comprensión de su función

Según el RGPD, usted es el responsable del tratamiento de datos. Eso significa que usted es responsable de decidir por qué y cómo se tratan los datos personales de sus contactos. Flexmail es su encargado del tratamiento: procesamos los datos en su nombre y según sus instrucciones, tal y como se establece en nuestro Acuerdo de tratamiento de datos (DPA).

En términos prácticos, esto significa que cuando uno de sus contactos le presenta una solicitud RGPD, usted es quien debe responder. Flexmail le proporciona las herramientas para hacerlo.

¿Qué datos almacena Flexmail sobre un contacto?

Antes de poder responder a cualquier solicitud, es útil saber qué información tiene realmente Flexmail. Para cada contacto de su cuenta, Flexmail puede almacenar:

• Dirección de correo electrónico y cualquier campo de contacto que haya configurado (nombre, número de teléfono, empresa, campos personalizados, etc.)
• La fuente o fuentes a través de las cuales se añadió el contacto a su base de datos. Si se suscribió a través de un formulario de opt-in de Flexmail, Flexmail registra automáticamente qué formulario se usó. Si los importó manualmente, puede añadir usted mismo una etiqueta de fuente.
• Intereses y segmentos a los que pertenece el contacto
• Historial de campaña: qué correos recibió, abrió o en los que hizo clic
• Eventos de baja: si hizo clic en un enlace de baja y cuándo

Estos datos se almacenan en su cuenta de Flexmail mientras su cuenta esté activa.

Cómo obtener un informe completo de datos de un contacto

Si un contacto presenta una solicitud de derecho de acceso (quiere saber qué datos tiene sobre él), aquí se explica cómo encontrar todo lo que Flexmail tiene sobre esa persona.

1. Vaya a Contactos en la navegación principal.

2. Busque el contacto por dirección de correo electrónico.

3. Abra el perfil del contacto. Aquí verá todos los campos de contacto, fuentes e intereses vinculados a esta persona.

   

4. Para obtener su historial de campaña, vaya a Contactos > Informes de contacto > Iniciar una nueva búsqueda, introduzca la dirección de correo electrónico, marque todos los elementos y establezca un marco temporal. Esto genera un informe de contacto que incluye:

   • Fecha de importación o suscripción
   • Formulario de opt-in utilizado (si procede)
   • Campañas enviadas a este contacto
   • Aperturas y clics
   • Clics en el enlace de baja

Puede usar este informe como base para su respuesta al interesado. Tenga en cuenta que también puede necesitar recopilar datos de otras herramientas que utiliza junto a Flexmail, como su CRM, tienda online o plataforma de análisis.

Cómo se documenta el consentimiento en Flexmail

La documentación del consentimiento es una de las preguntas más frecuentes que recibimos. Aquí se explica cómo le ayuda Flexmail con esto.

Cuando un contacto se suscribe a través de un formulario de opt-in de Flexmail, Flexmail registra automáticamente el nombre del formulario como fuente en el perfil del contacto. Esto le indica dónde y cómo entró el contacto en su base de datos. El propio formulario actúa como el momento de consentimiento: el contacto rellenó activamente su formulario y lo envió.

Cuando importa contactos manualmente, usted es responsable de haber documentado el consentimiento fuera de Flexmail (por ejemplo, un formulario en papel firmado, una casilla de verificación en su propio sitio web o un registro en su CRM). Cuando realice la importación, añada una etiqueta de fuente significativa, como «Feria de Bruselas — mayo 2024» o «Opt-in en caja de la tienda online — T1 2025». Esto facilita mucho el seguimiento del consentimiento más adelante.

Consejo de soporte Añada una fuente cada vez que añada contactos a Flexmail, ya sea a través de un formulario, una importación o una conexión de API. Un contacto puede tener múltiples fuentes si se registró más de una vez a través de diferentes canales. Cuanto más precisas sean las etiquetas de fuente, más fácil será demostrar cuándo y cómo obtuvo el consentimiento.

Por qué eliminar contactos es casi siempre la opción incorrecta

Puede resultar tentador eliminar contactos de Flexmail para reestructurar su base de datos y empezar de nuevo, para mantenerse dentro de su nivel de contactos actual, o simplemente porque alguien se ha dado de baja y le parece que no hay razón para conservarlos. En casi todos los casos, eliminar un contacto causa más problemas de los que resuelve.

Pierde todos los datos históricos de forma permanente.

Cuando elimina un contacto, todo lo que Flexmail ha recopilado sobre él desaparece: sus fuentes, su historial de campaña, qué correos recibió, en qué enlaces hizo clic y cuándo se dio de baja. Si vuelve a importar la dirección de correo electrónico de ese contacto más adelante, Flexmail lo trata como un contacto completamente nuevo sin historial. No hay forma de reconectar con su registro anterior.

Los correos enviados anteriormente dejan de funcionar correctamente para esa persona.

Los enlaces rastreados dentro de las campañas que ya envió seguirán funcionando como enlaces ordinarios, por lo que el destinatario podrá seguir accediendo a su sitio web. Sin embargo, Flexmail ya no puede registrar esos clics en un perfil de contacto, porque el perfil ya no existe. Y lo que es más importante, si esa persona hace clic en un enlace de baja en un correo antiguo, la baja no tiene dónde registrarse. No se añadirá a su lista negra, lo que significa que podría recibir correos de nuevo en un envío o importación futura. Esto es exactamente el resultado que la lista negra existe para prevenir.

Pierde la protección de baja voluntaria.

Cuando un contacto se da de baja a través de un correo de Flexmail, se añade a su lista negra. La lista negra es lo que le impide ponerse en contacto con ellos accidentalmente, incluso si su dirección de correo electrónico aparece en una importación o sincronización de CRM futura. Si elimina un contacto en lugar de dejar que la lista negra haga su trabajo, esa protección desaparece por completo.

Qué hacer en su lugar.

Si un contacto se ha dado de baja, déjelo en la lista negra. Si se acerca a un límite de nivel de contactos, recuerde que una audiencia creciente es algo positivo. El marketing por correo electrónico tiene el mayor ROI de cualquier canal de marketing, y su lista de contactos es uno de sus activos empresariales más valiosos. El objetivo es enviar campañas sólidas de forma consistente y traer a las personas de vuelta a su sitio web y productos, no reducir su lista. Si genuinamente necesita reducir el número de contactos, céntrese en eliminar los rebotes duros y las direcciones que nunca han interactuado, en lugar de eliminar contactos reales. También puede ponerse en contacto con nuestro equipo de soporte para hablar sobre el enfoque adecuado para su situación.

Atención La única situación en la que eliminar un contacto es apropiada es cuando recibe una solicitud verificada de derecho al olvido según el RGPD. Incluso en ese caso, asegúrese de exportar primero el informe del contacto y conservar un registro en su propia administración de que se completó el borrado.

Cómo gestionar una solicitud de derecho al olvido

Si un contacto le pide que elimine todos sus datos, aquí está el enfoque recomendado en Flexmail:

1. Busque el contacto en su resumen de Contactos.
2. Antes de eliminar, exporte su informe de contacto (véase más arriba) y guárdelo en sus propios registros. Es posible que necesite demostrar que procesó la solicitud de borrado.
3. Elimine el contacto de Flexmail.

Advertencia: eliminar un contacto elimina sus datos de su base de datos activa, pero también elimina el historial de baja voluntaria. Si existe alguna posibilidad de que esta persona pueda aparecer en una importación futura, guarde una nota en su propia administración indicando que esta dirección de correo electrónico no debe volver a ser contactada. Su DPA con Flexmail no cubre automáticamente los datos almacenados en otros sistemas, por lo que también debe eliminar o anonimizar el contacto en su CRM, tienda online y cualquier otra herramienta que utilice.

Gestión de solicitudes RGPD en múltiples sistemas

Muchos clientes de Flexmail usan Flexmail junto con otras herramientas. Aquí tiene una lista de verificación sencilla para seguir cuando reciba una solicitud RGPD:

• Exporte el informe del contacto desde Flexmail
• Compruebe su CRM para datos vinculados a esta persona
• Compruebe su tienda online o sistema de reservas
• Compruebe otras integraciones (Zapier, conexiones de API, herramientas de análisis)
• Documente que ha completado la solicitud y la fecha en que respondió

Según el RGPD, tiene un mes para responder a una solicitud del interesado.

Qué cubre el DPA de Flexmail

Cuando usa Flexmail, acepta automáticamente nuestro Acuerdo de tratamiento de datos. Este acuerdo confirma que:

• Flexmail procesa los datos de sus contactos solo según sus instrucciones
• Todo el procesamiento tiene lugar dentro de la Unión Europea o en países con un nivel adecuado de protección
• Flexmail le asistirá si un interesado se pone en contacto con Flexmail directamente sobre sus datos
• Usted sigue siendo responsable de la legalidad de los datos que proporciona a Flexmail, incluido si tiene consentimiento válido

Si alguna vez un interesado o una autoridad supervisora le pide que demuestre que su marketing por correo electrónico cumple el RGPD, su DPA con Flexmail es uno de los documentos que querrá tener a mano.

Próximos pasos

Ahora que comprende cómo se rastrea el consentimiento y cómo gestionar las solicitudes de datos, un buen siguiente paso es revisar sus formularios de opt-in actuales en Flexmail y comprobar que cada uno tiene un nombre claro y descriptivo (que se usará como fuente).

Si tiene preguntas sobre un escenario RGPD específico o necesita ayuda para obtener un informe de contacto, nuestro equipo de soporte estará encantado de ayudarle.