¿Cómo sacar el máximo partido a los formularios?

Los formularios son una de las herramientas más versátiles de Flexmail. Más allá de la recogida básica de datos, pueden enriquecer su base de datos de contactos, personalizar su comunicación, activar la automatización y convertir una sola campaña en una conversación bidireccional con su audiencia.

Conecte cada formulario a su base de datos

Lo más importante que puede hacer con un formulario es vincular sus campos a los campos de la base de datos de contactos. Sin esta conexión, las respuestas se guardan en el informe del formulario pero no actualizan sus contactos. Con ella, cada envío enriquece automáticamente el perfil del contacto.

Antes de crear un formulario, compruebe que todos los campos que desea recopilar tienen campos correspondientes en su base de datos. Si no es así, créelos primero en Ajustes > Gestionar campos personalizados. Los formularios no pueden crear por sí solos nuevos campos de base de datos.

Use la personalización para aumentar las tasas de cumplimentación

Un formulario que saluda a un contacto por su nombre y tiene sus datos conocidos rellenados previamente requiere menos esfuerzo para completarse y parece menos una encuesta genérica. Ambos efectos aumentan las tasas de cumplimentación.

Rellene previamente los campos para los que ya tiene datos: nombre, empresa, idioma, correo electrónico. Pregunte solo por lo que aún no sabe. Esto también indica al contacto que ha prestado atención, lo que genera confianza.

Pregunte solo lo que realmente usará

Cada pregunta adicional en un formulario reduce la tasa de cumplimentación. Antes de añadir un campo, pregúntese: ¿lo usaremos para segmentar? ¿Lo usaremos para la personalización? ¿Activará un flujo de trabajo? Si la respuesta es no, no lo incluya. Siempre puede recopilar más datos en un formulario de seguimiento más adelante.

Active flujos de trabajo desde los envíos de formularios

Un envío de formulario es un desencadenador de flujo de trabajo. Cuando un contacto completa un formulario (un registro, un formulario de comentarios, una actualización de preferencias), un flujo de trabajo puede activarse de inmediato: enviando un correo de confirmación, alertando a un representante de ventas, asignando un interés o actualizando un campo.

En el bloque de inicio de su flujo de trabajo, seleccione «Ha completado el formulario» y elija el formulario. Esto hace que cada envío de formulario sea el inicio de una secuencia de seguimiento automatizada.

Use los formularios para la generación de perfiles progresiva

En lugar de pedir todos los datos a la vez, distribuya la recopilación de datos en varios formularios enviados en diferentes momentos del ciclo de vida del contacto. Cuando un contacto se suscribe por primera vez, recopile solo su correo electrónico. Cuando haga clic en un enlace de producto, envíele un formulario preguntando sobre sus preferencias en esa categoría. Cuando se registre en un evento, pida su cargo.

Cada interacción añade una capa a su perfil de contacto sin abrumarle nunca con un formulario largo. Con el tiempo, su base de datos de contactos se enriquece sin que sus contactos sientan nunca que rellenaron un cuestionario.

Revise los informes de formulario regularmente

El informe del formulario le muestra todos los envíos, campo por campo. Exporte los datos para analizar patrones: cuáles son las respuestas más comunes, qué campos se dejan en blanco con más frecuencia (una señal de que la pregunta no está clara o es innecesaria) y cómo se comparan las tasas de cumplimentación entre diferentes formularios.

Las tasas de cumplimentación bajas en un formulario específico suelen apuntar a una de estas tres cosas: el formulario es demasiado largo, una pregunta es confusa, o la introducción no explica suficientemente bien el valor.

Consejo de soporte Si nota que los contactos omiten regularmente un campo específico aunque esté marcado como opcional, es una señal de que la pregunta no está llegando bien. Hágala más clara, cambie el tipo de campo o elimínela; no vale la pena recopilar datos que nadie proporciona.