Migrar a Flexmail desde otra plataforma

Cambiar de plataforma de correo electrónico requiere planificación, pero no es tan complejo como parece cuando sabe qué esperar. Este artículo le explica qué puede traer de su herramienta actual, qué tendrá que reconstruir, cómo se corresponde la estructura de Flexmail con los conceptos que ya conoce y qué hacer en sus primeros días en la plataforma.

Lo más importante que debe hacer antes de su primer envío es importar su lista de supresión: los contactos que se han dado de baja anteriormente o han tenido rebotes. Todo lo demás puede hacerse en paralelo. Si omite ese paso, corre el riesgo de generar quejas de spam inmediatas, lo que dañará su reputación de remitente desde el primer día.

Antes de migrar

De su plataforma actual, exporte lo siguiente antes de cancelar o perder el acceso:

• Sus contactos activos, con todos los campos personalizados, como CSV. Incluya cada columna de datos que desee conservar: nombre, empresa, idioma, cualquier dato de segmentación.
• Su lista de supresión: contactos que se han dado de baja, han tenido rebotes duros o han sido marcados como spam. Esta es la exportación más importante. No la omita.
• Sus plantillas de correo electrónico, como archivos HTML o capturas de pantalla. Tendrá que recrearlas en el editor de correo electrónico de Flexmail, y tener los originales como referencia ahorra tiempo.
• Su lógica de automatización: documente sus flujos de trabajo existentes (desencadenadores, condiciones, acciones, tiempos) antes de perder el acceso. Los reconstruirá en Flexmail, y tener notas acelera significativamente el proceso.
• Cualquier integración: liste las herramientas actualmente conectadas a su plataforma de correo electrónico (CRM, comercio electrónico, formularios web) y anote qué datos fluyen entre ellas. Tendrá que reconectarlas.

Importante Si pierde el acceso a su plataforma anterior antes de exportar su lista de supresión, es posible que no pueda reconstruirla. Enviar correos a contactos que se dieron de baja anteriormente es una violación del RGPD y genera quejas de spam que dañan inmediatamente su reputación de remitente. Priorice esta exportación por encima de todo lo demás.

Qué puede traerse

Su lista de contactos

Cualquier dato de contactos que pueda exportar como CSV se puede importar a Flexmail. Esto incluye direcciones de correo electrónico, nombres y cualquier dato de campo personalizado que haya almacenado. Durante la importación, asigna las columnas de su CSV a los campos de su cuenta de Flexmail: bien los campos estándar que existen por defecto o los campos personalizados que cree con antelación.

Antes de importar, cree los campos de contacto personalizados en Flexmail que coincidan con las columnas de datos que está trayendo. Consulte «Campos de contacto» para saber cómo configurarlos.

Su lista de supresión

Los contactos dados de baja, los rebotes duros y los que se han quejado de spam se pueden importar directamente a su lista negra de Flexmail. Flexmail le permite importar un CSV de direcciones específicamente a la lista negra, de modo que quedan protegidos inmediatamente de futuros envíos sin pasar por el flujo normal de importación de contactos.

Importe estos antes de importar sus contactos activos y, desde luego, antes de enviar su primera campaña. Consulte «La lista negra» para el procedimiento de importación.

Etiquetas y agrupaciones de contactos

Si su plataforma actual usa etiquetas, grupos o campos personalizados para segmentar su audiencia, puede trasladar estos datos siempre que estén incluidos en su exportación CSV. En Flexmail, puede almacenar datos de segmentación en campos de contacto o como intereses. Una vez importados los datos, puede usarlos para crear segmentos.

Qué necesita reconstruir

Plantillas y mensajes de correo electrónico

No hay una ruta de importación directa para plantillas de correo electrónico de otras plataformas. El HTML de otra herramienta a menudo se renderiza de manera diferente en el editor HTML de Flexmail, y muchas plataformas usan formatos de plantilla propietarios que no se transfieren limpiamente.

El enfoque más fiable es recrear sus plantillas en el editor de correo electrónico de Flexmail usando sus diseños existentes como referencia visual. El editor usa una estructura de bloques de arrastrar y soltar, por lo que la mayoría de los diseños estándar (cabecera, cuerpo, bloques de imágenes, pie de página) se pueden reconstruir rápidamente. Si tiene una plantilla HTML muy personalizada, también puede usar el editor HTML para pegar y adaptar directamente su código existente.

Automatizaciones y flujos de trabajo

La lógica de automatización no se transfiere entre plataformas. Tendrá que documentar sus flujos de trabajo existentes y recrearlos en el módulo de Automatización de Flexmail. Los desencadenadores, condiciones y acciones disponibles en Flexmail pueden diferir de lo que está acostumbrado, así que trátelo como una reconstrucción en lugar de una migración.

Antes de activar las automatizaciones, pruébelas exhaustivamente con direcciones internas. Consulte «Flujos de trabajo» en el centro de ayuda para saber cómo configurar y probar flujos de trabajo en Flexmail.

Segmentos

Las definiciones de segmentos (las reglas que determinan quién pertenece a un grupo) no se pueden importar. Recreará sus segmentos en Flexmail usando el constructor de segmentos, aplicando condiciones basadas en campos de contacto, intereses, fuentes, actividad de campaña o estado del contacto.

Si su plataforma actual usa segmentos dinámicos (actualizados automáticamente según el comportamiento), los segmentos de Flexmail funcionan de la misma manera: reevalúan su membresía cada vez que los usa.

Formularios de opt-in y páginas de destino

Los formularios y páginas de destino deben recrearse en Flexmail. Los códigos de incrustación de su plataforma anterior dejarán de funcionar una vez que cancele esa cuenta. Recree sus formularios de suscripción usando el constructor de formularios de opt-in de Flexmail y actualice los códigos de incrustación en su sitio web.

Integraciones

Las conexiones con otras herramientas (su CRM, plataforma de comercio electrónico, formularios del sitio web) deben reconfigurarse para apuntar a Flexmail. Los pasos específicos dependen de las herramientas involucradas. Si existe una integración nativa en Flexmail, úsela. Para herramientas sin integración nativa, se puede usar la API de Flexmail o una plataforma de conexión como Zapier.

Historial de campañas e informes

Los informes históricos de campañas, tasas de apertura, tasas de clics y datos de interacción de su plataforma anterior no se pueden importar. Estos datos permanecen con su antiguo proveedor. Si los necesita como referencia, exporte los informes antes de cancelar. Flexmail empieza a construir su historial de rendimiento desde su primer envío.

Cómo se corresponde la estructura de Flexmail con su herramienta actual

La terminología y la estructura de las plataformas de correo electrónico difieren significativamente. La tabla siguiente relaciona los conceptos más comunes de herramientas como Mailchimp y ActiveCampaign con sus equivalentes en Flexmail.

Campañas y mensajes

En la mayoría de las plataformas, una campaña es un único objeto que contiene tanto el contenido del correo como los ajustes de envío. En Flexmail estos son separados: usted crea un mensaje (el propio correo electrónico) y luego lo usa en una campaña, una automatización o un flujo transaccional. El mismo mensaje puede reutilizarse en múltiples envíos, y puede dar a miembros del equipo o agencias acceso para crear mensajes sin darles acceso para enviar campañas. Consulte «Mensajes y campañas: cómo funcionan juntos» para la explicación completa.

Múltiples listas o audiencias

Plataformas como Mailchimp organizan los contactos en listas o audiencias separadas. Cada lista es independiente: un contacto en una lista es independiente de un contacto con la misma dirección de correo en otra lista, incluso si es la misma persona.

Flexmail usa una única base de datos de contactos. Cada contacto existe una sola vez. En lugar de gestionar múltiples listas, usa segmentos para filtrar y dirigirse a diferentes grupos de contactos en cada campaña. Si antes gestionaba cinco audiencias separadas, en Flexmail estas se convierten en cinco segmentos dentro de una única base de datos.

Consejo de soporte Esta es la mayor diferencia estructural para las personas que migran desde plataformas de múltiples listas. No intente recrear sus listas separadas importando cada una como un nuevo lote sin deduplicación: acabará con contactos duplicados y problemas de facturación. Importe todos sus contactos activos de una vez (o en lotes claramente gestionados) y use segmentos para replicar la lógica de segmentación que tenía antes.

Etiquetas

Las etiquetas en otras plataformas (usadas para etiquetar contactos individuales con categorías o marcadores de comportamiento) se corresponden más estrechamente con los intereses en Flexmail. Los intereses son etiquetas que puede asignar a contactos y usar como condiciones de segmento. Si su CSV incluye una columna de etiquetas, puede importar esos valores y asignarlos a intereses durante el proceso de importación.

Grupos y preferencias de suscriptores

Los grupos de contactos o categorías de preferencias de suscriptores de otras plataformas pueden recrearse como intereses o como un campo de contacto de selección múltiple en Flexmail. Los intereses funcionan bien cuando quiere que los contactos seleccionen sus preferencias por sí mismos mediante un formulario. Un campo de contacto funciona mejor para clasificaciones internas que los contactos no gestionan por sí mismos.

Automatizaciones y secuencias drip

Los flujos de trabajo de automatización de otras herramientas tienen equivalentes directos en el módulo de Automatización de Flexmail. Las automatizaciones de Flexmail se construyen alrededor de desencadenadores (se añade un contacto, se alcanza una fecha, se abre una campaña), condiciones (valores de campos de contacto, intereses, membresía de segmentos) y acciones (enviar un mensaje, añadir un interés, esperar un período). La lógica es la misma que en la mayoría de las plataformas con capacidad de automatización; la interfaz y las acciones disponibles difieren.

Doble opt-in

Flexmail es una plataforma exclusivamente de doble opt-in. Cada contacto debe confirmar su suscripción haciendo clic en un enlace en un correo de confirmación antes de ser añadido como contacto activo. Esto no es opcional. Si su plataforma anterior permitía el opt-in simple y tiene contactos que nunca pasaron por un paso de confirmación, esos contactos no están confirmados según los términos de Flexmail. No pueden recibir campañas hasta que confirmen. Consulte «Por qué Flexmail solo ofrece el doble opt-in» para la explicación completa.

Correo electrónico transaccional

Si su plataforma actual gestiona tanto el correo de marketing como el transaccional (confirmaciones de pedidos, restablecimientos de contraseña) a través del mismo sistema, tendrá que decidir cómo gestionar los mensajes transaccionales en Flexmail. Flexmail mantiene el correo de marketing y el transaccional en infraestructuras separadas. El correo transaccional en Flexmail usa una API separada y requiere su propia configuración. Consulte «Primeros pasos con la API transaccional» para más detalles.

El proceso de migración

Siga estos pasos en orden. Los pasos 1 a 3 deben realizarse antes de enviar nada.

1. Exporte desde su plataforma actual: contactos activos (CSV con todos los campos), lista de supresión (CSV de contactos dados de baja y rebotes duros), plantillas (HTML o capturas de pantalla), documentación de automatizaciones e informes que desee conservar como referencia.
2. Configure su cuenta de Flexmail: valide su dirección de remitente, configure la autenticación SPF, DKIM y DMARC para su dominio de envío y configure sus ajustes de rebote. Consulte «Primeros pasos con Flexmail» y «Validación del remitente y autenticación de correo electrónico».
3. Importe su lista de supresión a la lista negra de Flexmail. Hágalo antes de cualquier importación de contactos. Consulte «La lista negra».
4. Cree sus campos de contacto personalizados en Flexmail para que coincidan con las columnas de datos de su CSV de contactos. Consulte «Campos de contacto».
5. Importe sus contactos activos. Asigne las columnas del CSV a los campos de contacto de Flexmail durante la importación. Consulte «Añadir contactos».
6. Recree sus segmentos. Use los datos de contactos que importó para crear segmentos que repliquen su lógica de segmentación. Consulte «Sobre los segmentos».
7. Reconstruya sus plantillas de correo electrónico en el editor de correo electrónico o el editor HTML.
8. Recree sus formularios de opt-in y actualice los códigos de incrustación en su sitio web.
9. Reconstruya sus automatizaciones y pruébelas antes de activarlas.
10. Reconecte sus integraciones.
11. Envíe su primera campaña a un segmento pequeño y muy activo. No envíe a toda su lista el primer día. Consulte «Comprender la reputación del remitente» para saber por qué esto es importante y cómo calentar su envío correctamente.

Errores comunes que debe evitar

Omitir la importación de la lista de supresión

Este es el error más significativo en cualquier migración. Los contactos que se dieron de baja en su plataforma anterior esperan no volver a tener noticias de usted. Enviarles correos es tanto una violación del RGPD como una fuente inmediata de quejas de spam. Importe su lista de supresión antes que cualquier otra cosa.

Enviar a toda su lista el primer día

Su nueva cuenta de Flexmail está enviando desde una dirección IP sin historial. Los ISPs tratan esto con cautela. Enviar una campaña masiva de inmediato desde una IP nueva es una de las formas más rápidas de dañar su reputación de remitente antes de haber construido ninguna señal positiva. Empiece con un segmento pequeño y activo y vaya escalando a lo largo de varias semanas.

Intentar recrear múltiples listas como importaciones separadas

Si gestionaba múltiples audiencias separadas en su plataforma anterior, el instinto es recrear cada una como una importación separada. En el modelo de base de datos única de Flexmail, esto lleva a contactos duplicados y recuentos de contactos activos inflados, lo que afecta a su nivel de facturación. Importe todos los contactos activos de una vez, con deduplicación, y use segmentos para replicar su segmentación.

No probar las automatizaciones antes de activarlas

La lógica de automatización que funcionaba en una plataforma no se traduce automáticamente correctamente a otra. Pruebe cada flujo de trabajo con direcciones de correo internas antes de activarlo para contactos reales. Una automatización mal configurada puede enviar mensajes duplicados o dispararse en secuencias no deseadas.

Cancelar su cuenta antigua antes de tener todo

Una vez cerrada su cuenta antigua, el acceso a sus datos suele desaparecer. Exporte todo lo que pueda necesitar (datos de contactos, listas de supresión, plantillas, informes, documentación de automatizaciones) antes de cancelar. Es mucho más fácil exportar datos que al final no necesita que perder datos que necesitaba.

Próximos pasos

• Consulte «Primeros pasos con Flexmail» para la lista de verificación completa de configuración de la cuenta.
• Consulte «Validación del remitente y autenticación de correo electrónico» para configurar SPF, DKIM y DMARC antes de su primer envío.
• Consulte «La lista negra» para saber cómo importar su lista de supresión.
• Consulte «Comprender la reputación del remitente» para saber cómo abordar sus primeros envíos sin dañar su entregabilidad.
• Consulte «Campos de contacto» y «Añadir contactos» para configurar e importar sus datos de contactos.
• Consulte «Por qué Flexmail solo ofrece el doble opt-in» si está migrando desde una plataforma de opt-in simple.
• Consulte «Mensajes y campañas: cómo funcionan juntos» para una explicación de por qué los mensajes y las campañas son objetos separados en Flexmail.