Mejores prácticas de flujos de trabajo

Los flujos de trabajo bien diseñados funcionan de forma fiable durante años con un mantenimiento mínimo. Los mal planificados producen resultados inesperados, son difíciles de depurar y gradualmente pierden relevancia. La diferencia se reduce a un puñado de hábitos aplicados de forma coherente desde el principio.

Empiece con el recorrido completo del contacto

Antes de crear flujos de trabajo individuales, trace el arco completo de la relación con su contacto. ¿Qué ocurre desde el momento en que alguien se suscribe hasta el momento en que se convierte en cliente fiel o se da de baja? Identifique los momentos clave en los que la comunicación automatizada aportaría valor y planifique sus flujos de trabajo en torno a esos momentos.

Escenarios que vale la pena crear para la mayoría de los negocios:

• Bienvenida: cada nuevo suscriptor recibe una cálida presentación de su marca.
• Incorporación: guíe a los nuevos clientes a través de su primera experiencia con su producto o servicio.
• Interacción: haga seguimiento a los contactos que muestran señales de intención (clics en enlaces, cumplimentación de formularios).
• Renovaciones: recuerde a los contactos con antelación las renovaciones de suscripción, los vencimientos de contratos o los eventos anuales.
• Reactivación: contacte con los contactos que no han abierto en varios meses antes de que se enfríen por completo.
• Post-evento: haga seguimiento diferente con los asistentes y los no asistentes.

Planifique en papel antes de abrir el constructor

Lo más útil que puede hacer antes de abrir el constructor de flujos de trabajo es esbozar el flujo en papel. Escriba el desencadenador en la parte superior, luego cada paso en orden —correos, esperas, condiciones— con flechas que muestren los caminos. Un boceto de cinco minutos evita horas de reconstrucción.

Mantenga también un documento de nomenclatura compartido con su equipo que liste todos los nombres de flujos de trabajo, nombres de intereses y nombres de campos. Cuando todos trabajan desde la misma referencia, los flujos de trabajo se mantienen coherentes y su cuenta sigue siendo navegable meses después.

Mantenga los flujos de trabajo enfocados y breves

Los flujos de trabajo largos con múltiples ramificaciones son tentadores. En la práctica, se vuelven frágiles. Un pequeño cambio en una parte del flujo puede tener consecuencias inesperadas más adelante, y cuando algo falla o no rinde bien, es mucho más difícil diagnosticarlo.

Un enfoque mejor: cree varios flujos de trabajo más cortos y enfocados en lugar de uno largo. Cada flujo de trabajo sirve a un objetivo claro. Esto los hace más fáciles de probar, más fáciles de actualizar y más fáciles de interpretar cuando vuelva a ellos seis meses después.

Nombre todo claramente

Los nombres de los flujos de trabajo, los nombres de las campañas dentro de los flujos de trabajo y los nombres de los intereses a los que hacen referencia los flujos de trabajo deben nombrarse de manera que tengan sentido sin contexto. «Correo 1 de la serie de bienvenida, suscriptor» es mejor que «Correo 1». «Clic en vinos tintos, proveedor de vinos» es mejor que «Interés 4».

Si un colega necesita interpretar su flujo de trabajo sin preguntarle, su nomenclatura ha cumplido su función.

Haga que los flujos de trabajo sean adaptativos

Los flujos de trabajo más eficaces no solo envían correos, sino que se adaptan en función de lo que realmente hacen los contactos. Use bloques si/si no para comprobar señales de comportamiento y enrutar a los contactos en consecuencia. Un contacto que hizo clic en el enlace de su producto recibe un seguimiento diferente al que no lo hizo. Un contacto que se registró en el evento no necesita el recordatorio.

Esto requiere que el seguimiento de enlaces esté configurado en los mensajes de sus campañas y que se asignen intereses donde sea relevante. La inversión inicial da sus frutos en una comunicación significativamente más relevante con el tiempo.

Use notificaciones internas

Los flujos de trabajo no son solo para enviar correos a los contactos. La acción de notificación interna le permite alertar a su equipo cuando un contacto realiza una acción calificadora. Cuando un contacto rellena su formulario de contacto, su equipo de ventas recibe una notificación inmediata. Cuando un contacto hace clic en el enlace de su página de precios, alguien recibe una alerta.

Esto cierra la brecha entre el marketing automatizado y el seguimiento humano —el momento que a menudo marca la diferencia en la conversión—.

Piense en las condiciones de salida

Cada flujo de trabajo necesita una salida lógica. ¿Qué ocurre con un contacto que completa el objetivo: realiza la compra, se registra en el evento, responde al representante de ventas? Si siguen recibiendo la secuencia de nutrición después de convertir, la experiencia es pobre y sus costes de envío aumentan innecesariamente.

Use bloques si/si no para comprobar las señales de conversión y enrutar a los contactos convertidos a un bloque de Fin anticipadamente. Consulte «Cuándo detener su campaña de automatización» para conocer técnicas específicas.

Pruebe antes de activar

Use un pequeño grupo de prueba interno —direcciones de correo de compañeros añadidas como contactos— para recorrer el flujo de trabajo antes de que entre en funcionamiento. Siga a un contacto de prueba por todos los caminos, incluidas ambas ramas de cada bloque si/si no. Compruebe que cada correo llega, cada bloque de espera se activa correctamente y cada condición enruta según lo previsto.

Monitoree después del lanzamiento

Compruebe los resultados de su flujo de trabajo en la primera semana después de la activación. Observe cuántos contactos hay en cada bloque, si algún contacto está bloqueado y si las campañas están rindiendo según lo esperado. Los problemas detectados a tiempo son mucho más fáciles de solucionar que los descubiertos tres meses después.

Consejo de soporte Programe una revisión trimestral de todos sus flujos de trabajo activos. Compruebe si sus objetivos siguen siendo relevantes, si los mensajes están actualizados y si los contactos que entran en ellos son la audiencia correcta. Los flujos de trabajo configurados hace años a menudo siguen ejecutándose mucho después de haber quedado obsoletos.

Errores comunes que debe evitar

• Crear un flujo de trabajo grande cuando tres más pequeños serían más claros y más seguros de mantener.
• Usar nombres vagos para flujos de trabajo, mensajes e intereses. La nomenclatura poco clara es la mayor causa de confusión al revisar o editar flujos de trabajo más tarde.
• Activar sin probar todas las ramas. Una ruta de flujo de trabajo que parece correcta en el constructor puede comportarse de forma diferente en la práctica, especialmente con las condiciones si/si no.
• Nunca revisar los flujos de trabajo activos. Los mensajes se quedan obsoletos, los intereses se renombran, los productos se descontinúan. Programe revisiones.

Próximos pasos

• Consulte «Ejemplos de flujos de trabajo» para ver ocho escenarios concretos que aplican estos principios.
• Consulte «Cuándo detener su campaña de automatización» para conocer técnicas específicas para crear buenas condiciones de salida.
• Consulte «Editar flujos de trabajo activos» para conocer las prácticas seguras al modificar un flujo de trabajo en ejecución.