Primeros pasos con Flexmail

Bienvenido a Flexmail. Esta guía le orienta paso a paso por todo lo que debe configurar antes de enviar su primera campaña. Cada paso es sencillo y, cuando los termine, tendrá una base sólida lista. La mayoría de los usuarios completa esta configuración en menos de una hora.

Antes de empezar

Para seguir esta guía, necesita lo siguiente:

• Una cuenta de Flexmail (periodo de prueba gratuito o suscripción de pago)
• Acceso a la configuración DNS de su dominio, o a alguien que pueda ayudarle con ello
• Una lista de contactos existentes en formato CSV, si cambia desde otra plataforma
• El logotipo y los colores de su marca, preferiblemente en códigos HEX

Paso 1: Elija sus idiomas de comunicación

Flexmail admite el envío multilingüe desde una sola cuenta, una ventaja si su público objetivo abarca varias comunidades lingüísticas. Al iniciar sesión por primera vez, Flexmail le pregunta qué idiomas desea utilizar.

Si solo envía en un idioma, Flexmail simplifica la vista y oculta las opciones que no necesita. Si selecciona varios idiomas, también elige un idioma alternativo: el idioma que Flexmail utiliza cuando no hay una traducción disponible para un contacto determinado.

Paso 2: Configure su Kit de marca

En el Kit de marca guarda su logotipo, colores y fuentes. Una vez configurados, están disponibles cada vez que crea un mensaje o plantilla, por lo que no necesita buscar sus códigos HEX en cada ocasión.

Vaya a Ajustes y después a Kit de marca.

1. Cargue su logotipo
2. Añada los colores primarios y secundarios de su marca mediante códigos HEX
3. Seleccione sus fuentes preferidas

Paso 3: Configure la validación de remitente

Antes de poder enviar una campaña, Flexmail debe confirmar que usted tiene acceso a la dirección de correo electrónico que desea usar como remitente. Es un paso único por cada dirección de remitente.

Vaya a Ajustes y después a Añadir o eliminar remitentes. Añada la dirección que desea usar y Flexmail enviará un correo de confirmación a esa dirección. Haga clic en el enlace de ese correo para poder realizar envíos. Puede añadir tantas direcciones de remitente como necesite.

Paso 4: Configure la autenticación de correo electrónico

La autenticación de correo electrónico indica a los servidores de correo receptores que sus correos proceden realmente de usted. Sin autenticación, es más probable que sus correos acaben en la carpeta de spam. Flexmail utiliza tres estándares de seguridad: SPF, DKIM y DMARC.

En cuanto valida una dirección de remitente, Flexmail comprueba automáticamente si los registros del dominio están configurados de forma correcta. Si falta algo, puede descargar desde su cuenta un archivo con las configuraciones exactas que debe añadir su administrador de dominio. Los cambios en el DNS pueden tardar entre 24 y 48 horas, lo cual es normal.

Paso 5: Configure sus campos personalizados

Con los campos personalizados puede guardar información adicional sobre sus contactos, además de los campos estándar como nombre y dirección de correo electrónico. Por ejemplo, el nombre de la empresa, la fecha de cumpleaños, el tipo de suscripción u otros datos relevantes para su organización.

Si configura estos campos antes de importar contactos, podrá asignar sus datos de forma correcta desde el principio en lugar de tener que repetir la importación más adelante. Vaya a Ajustes y después a Gestionar campos personalizados.

Paso 6: Configure intereses

Los intereses son etiquetas que vincula a contactos para registrar sus preferencias. Son una de las herramientas más prácticas de Flexmail para enviar correos pertinentes y dirigidos a largo plazo.

Los intereses se pueden añadir a un contacto de distintas maneras:

• De forma automática, cuando un contacto hace clic en un enlace de su correo que haya etiquetado con un interés concreto
• Durante la importación, asignando intereses de forma masiva a los contactos
• Por el propio contacto, al rellenar un formulario de opt-in o actualizar su página de perfil
• A través de la API, para integraciones avanzadas

No necesita tenerlo todo definido ahora. Empiece con las categorías que tengan sentido para su organización, y estas se irán completando según los contactos interactúen con sus correos.

Vaya a Contactos y después a Intereses para empezar.

Paso 7: Importe sus contactos existentes

Si ya dispone de una lista de contactos, puede importarla en Flexmail mediante un archivo CSV. Flexmail le guía paso a paso durante el proceso.

Vaya a Contactos y haga clic en Añadir contactos. Cargue su archivo y vincule cada columna con el campo correspondiente en Flexmail, incluidos los campos personalizados creados en el paso 5.

Paso 8: Importe sus bajas en la lista negra

Si cambia a Flexmail desde otra plataforma, este paso es importante. Cualquier persona que se haya dado de baja con anterioridad no debe recibir correos desde su nueva configuración.

Exporte sus contactos dados de baja desde su plataforma anterior e importe esa lista en la pestaña Lista negra de Flexmail antes de importar sus contactos activos. Flexmail excluye estas direcciones automáticamente de todas las campañas futuras.

Paso 9: Cree su primer segmento

Con los segmentos define grupos específicos dentro de su lista de contactos para enviar correos más pertinentes. En Flexmail, los segmentos se crean a partir de campos de contacto, campos personalizados, intereses y comportamiento, y se actualizan de forma automática a medida que cambian los datos de sus contactos.

Vaya a Contactos, después a Segmentos y haga clic en Añadir segmento.

Paso 10: Cree un formulario de opt-in

Con un formulario de opt-in, los visitantes pueden suscribirse a sus correos directamente a través de su sitio web. Cuando alguien rellena el formulario, recibe un correo de confirmación. En cuanto hace clic en confirmar, se añade a su cuenta como contacto verificado.

Este proceso de doble opt-in le aporta una autorización documentada para cada contacto, justo lo que exige el RGPD. Además, mantiene su lista limpia y sus tasas de interacción altas, ya que cada contacto suscrito tiene un interés real en recibir sus comunicaciones.

Vaya a Formularios, después a Formularios de opt-in y haga clic en Crear nuevo formulario de opt-in. Cuando el formulario esté listo, genere el código para insertar y añádalo a su sitio web.

Paso 11: Cree su primera plantilla

Las plantillas le ahorran tiempo y aportan coherencia a sus correos. En lugar de crear la estructura desde cero cada vez, parte de una plantilla y solo modifica el contenido.

Vaya a Campañas, después a Mensajes y haga clic en Crear nuevo mensaje. Utilice el Email Builder para diseñar su estructura, añadir su logotipo e incorporar los colores de su marca. Cuando el resultado sea de su agrado, guárdelo como plantilla.

Plantillas útiles para crear desde el principio:

• Plantilla de boletín, para compartir novedades y artículos
• Plantilla de mensaje único, para comunicaciones directas con una única llamada a la acción clara
• Plantilla promocional, para ofertas y anuncios de productos
• Plantilla de invitación a eventos, para seminarios web y citas presenciales

Paso 12: Cree un correo de bienvenida

El correo de bienvenida es el primer mensaje que recibe un nuevo suscriptor y marca la pauta para los siguientes envíos. Las investigaciones indican que el 76% de los usuarios espera un correo de bienvenida inmediatamente después de suscribirse, y los suscriptores que lo reciben muestran un 33% más de interacción a largo plazo.

Explique a los nuevos contactos quién es usted, qué pueden esperar y cómo aprovechar sus correos. Cree su mensaje de bienvenida en el Email Builder y configure un flujo de trabajo de Automation para enviarlo de forma automática cada vez que se suscriba un nuevo contacto.

Paso 13: Envíe su primera campaña

Cree su campaña seleccionando el mensaje, la dirección de remitente, el asunto y el segmento al que desea dirigirse. Decida si envía la campaña de inmediato o la programa para más adelante.

Tras el envío, revise los informes de su campaña para ver los resultados. Su tasa de apertura, tasa de clics y tasa de bajas aportan datos útiles sobre cómo se ha recibido el mensaje y qué aspectos puede mejorar la próxima vez.

Si la política de consentimiento de seguimiento de aperturas está activa, Flexmail calcula la tasa de apertura sobre los contactos que dieron su autorización para dicho seguimiento. Lea más en Cómo interpretar los informes cuando la política de consentimiento está activa.

Errores frecuentes que conviene evitar

Saltarse la autenticación de correo electrónico

Muchos usuarios omiten los pasos 3 y 4 e intentan enviar una campaña de inmediato. Sin una dirección de remitente validada y los registros DNS correctos, hay muchas más probabilidades de que sus correos terminen en la carpeta de spam o se rechacen por completo. Complete la autenticación antes de realizar cualquier envío.

Importar contactos sin autorización documentada

Resulta tentador importar cualquier dirección de correo que haya recopilado, pero si no puede demostrar en qué momento esas personas aceptaron recibir sus correos, no debe importarlas. Enviar a personas sin autorización genera quejas por spam, perjudica su reputación de remitente y vulnera el RGPD.

Olvidar importar primero las bajas

Al migrar desde otra plataforma, un error habitual es importar los contactos activos antes que la lista negra. Importe siempre las bajas en primer lugar (paso 8), para que ningún contacto que se dio de baja reciba por error su primera campaña.

No configurar los campos personalizados antes de importar

Si importa contactos antes de crear sus campos personalizados, tendrá que repetir la importación o actualizar las fichas de forma manual para añadir esa información. Dedique tiempo a crear sus campos en el paso 5 para que la importación asigne los datos de manera correcta desde el inicio.

Enviar sin perfil de prueba

Los marcadores de personalización como el nombre o el nombre de empresa se muestran vacíos o con fallos en la vista previa si no ha completado un perfil de prueba. Configure este perfil desde Ajustes antes de revisar o probar un mensaje.

Pasos siguientes

Ha completado la configuración inicial. Estos son algunos pasos recomendados para aprovechar todavía más las funciones de Flexmail:

• Explore la automatización configurando una serie en Workflows
• Realice una prueba A/B en su próxima campaña para optimizar las líneas de asunto (planes Pro y Premium)
• Añada más formularios de opt-in en páginas específicas de su sitio web para ampliar su lista
• Configure el seguimiento de enlaces para asignar intereses de forma automática según los clics de sus contactos