¿Cómo recopilo el consentimiento para el seguimiento de aperturas?

Si la política de consentimiento para el seguimiento de aperturas está activa, solo se realiza el seguimiento de los contactos que han dado su permiso explícito. Esta guía explica cómo recopilar este consentimiento: para nuevos registros, a través de la página de perfil, mediante tus propios sistemas y para contactos procedentes de otra plataforma.

Para más información sobre la política de consentimiento en sí, consulta Ajustes de seguimiento.

¿Por qué un consentimiento independiente para el seguimiento de aperturas?

Quien se suscribe a tus correos electrónicos da su consentimiento para recibirlos. El seguimiento de aperturas es una finalidad distinta: registrar si alguien abre un correo electrónico y cuándo lo hace. En algunos países, como Francia e Italia, se exige un consentimiento específico para esto. Tú decides si activas la política de consentimiento para el seguimiento de aperturas, según los países en los que operas y tu propio criterio legal. Consulta Ajustes de seguimiento.

Si activas la política, el contacto tiene la opción de recibir correos electrónicos sin píxel de seguimiento. Es una opción válida. Esos contactos siguen recibiendo tus campañas con normalidad. Si aún así quieres medir el rendimiento de tus correos electrónicos, solicita el consentimiento mediante los métodos que se detallan a continuación.

Los tres valores y el origen de una elección

Cada contacto tiene un campo de consentimiento para el seguimiento de aperturas con uno de estos tres valores: Sí, No o No establecido. El registro de consentimiento en la ficha del contacto muestra, con cada cambio, la fecha y hora (en UTC), el nuevo valor, el origen de la elección y una breve nota.

El origen de la elección no es lo mismo que la fuente del contacto en sí (consulta Sobre las fuentes). Para el consentimiento, Flexmail utiliza seis orígenes fijos: formulario de opt-in, campaña, página de perfil, API, importación y manual.

Se aplican siempre dos reglas:

Un "No" explícito no se puede sobrescribir mediante una importación, una llamada a la API u otra fuente externa. Solo el propio destinatario puede modificarlo.
Un valor vacío nunca sobrescribe un "Sí" o un "No" existente. Un valor vacío no constituye una elección.

1. A través del formulario de opt-in (nuevos registros)

En cuanto activas la política de consentimiento, Flexmail añade automáticamente una casilla de consentimiento de seguimiento a tus formularios de opt-in creados en Flexmail, en la medida de lo posible. Los formularios que crees a partir de ese momento incluyen la casilla de inmediato. No tienes que hacer nada. La casilla no aparece mientras el seguimiento de aperturas esté desactivado, incluso si la política está activa.

La casilla no está marcada por defecto, no puedes configurarla para que aparezca marcada previamente y no puedes eliminarla mientras la política siga activa. Flexmail proporciona el texto y no se puede editar:

Permítenos saber cuándo abres nuestros correos electrónicos Usamos una imagen pequeña e invisible en el correo electrónico (también llamada píxel de seguimiento) para ver en qué fecha y hora lo abres. Esto nos ayuda a entender qué correos electrónicos te resultan útiles. Es opcional: si no marcas esta casilla, recibirás nuestros correos electrónicos con normalidad, pero sin este seguimiento.

Quien se suscriba sin marcar la casilla se añadirá como contacto con el consentimiento de seguimiento de aperturas en "No". Marcar la casilla registra un "Sí". Ambas elecciones reciben "formulario de opt-in" como origen.

Ten en cuenta: como los formularios de Flexmail funcionan con doble opt-in, la elección solo se registra cuando el contacto confirma el correo de confirmación. Un registro que nunca se confirma no almacena ningún consentimiento.

Un contacto existente que se vuelve a registrar

Si un contacto existente se registra de nuevo mediante un formulario de opt-in, debe volver a confirmar la suscripción desde el correo de confirmación. Hasta esa confirmación, el valor actual, el comportamiento del píxel y el registro de consentimiento permanecen sin cambios.

El valor puede cambiar de "Sí" a "No" y de "No" a "Sí". Un contacto con "Sí" que no marque la casilla en un nuevo registro pasa a tener "No".
Solo se añade una nueva entrada en el registro si el valor difiere del valor actual.
El valor nunca regresa a "No establecido". Un registro sin información sobre la casilla mantiene el valor actual intacto.

Un formulario copiado en tu propio sitio web

Si copiaste el código HTML de un formulario en tu propio sitio web de forma independiente del script, dispones de una copia del formulario tal y como estaba en ese momento. Esa copia no recibe los cambios posteriores de tu política. Si quieres incluir la casilla en esa copia, copia de nuevo el código del formulario después de activar la política.

Los registros mediante una copia de este tipo se procesan igual que el resto. Si el registro incluye un valor para el consentimiento de seguimiento, Flexmail lo procesa. Si no incluye ningún valor, un contacto nuevo recibe "No establecido" y un contacto existente conserva su valor actual. En este caso no se registra un rechazo.

2. A través de la página de perfil (gestión por parte del destinatario)

Los correos electrónicos que usan el pie de página predeterminado de Flexmail, donde figura el enlace de baja o el enlace de perfil, contienen el enlace "Gestionar preferencias de seguimiento". Este enlace abre la página de perfil del destinatario. Allí, el destinatario elige si desea recibir correos electrónicos con o sin seguimiento de aperturas. Rechazarlo no afecta a la recepción de los correos electrónicos. Consulta La página de perfil del destinatario más abajo.

3. A través de la API o Zapier (tus propios sistemas)

Si gestionas tus contactos en un CRM o con un formulario propio, transmite el consentimiento a través de la API:

API de contactos: los endpoints para crear, actualizar y consultar admiten el campo con los valores Yes, No y Not set. Debes incluir una marca de tiempo. Flexmail guarda esta marca como la fecha declarada original y registra por separado cuándo recibió la solicitud. Si la marca de tiempo es futura o anterior a la creación del contacto, el sistema la rechaza.
API de opt-in: puedes incluir un parámetro opcional para el consentimiento de seguimiento. Dado que la llamada activa un correo de confirmación de doble opt-in, la elección solo se registra y recibe su marca de tiempo cuando el contacto confirma. Si omites el parámetro, un nuevo contacto recibe "No establecido" en lugar de "No", ya que la API no garantiza que se le haya consultado sobre el seguimiento. Guarda por tu cuenta el texto del formulario mostrado al contacto.
Reglas: un valor "No" siempre se aplica y cuenta como revocación explícita. Se rechaza enviar un "Sí" para un contacto que ya tiene un "No". Se rechaza enviar "No establecido" sobre un "Sí" o un "No" existente. Una solicitud no válida devuelve un mensaje de error claro.
Origen: cualquier cambio realizado mediante la API recibe "API" como origen. No puedes definir este origen manualmente. Las integraciones con Zapier también se registran como "API".
Webhooks: Flexmail envía un evento de webhook ante cada cambio de consentimiento con el valor anterior, el valor nuevo, la marca de tiempo y el origen.
La API almacena los valores incluso si la política no está activa o el seguimiento de aperturas está desactivado. Un "Sí" o un "No establecido" solo tienen efecto cuando la política se activa, mientras que un "No" explícito actúa de inmediato siempre que el seguimiento de aperturas esté encendido.

Ten en cuenta: Flexmail no puede comprobar la validez del consentimiento recibido a través de la API o de una importación. La responsabilidad sigue siendo tuya, tal y como indica la documentación del producto.

Contactos existentes de otra plataforma

Si importas contactos que ya han dado su consentimiento de seguimiento en otra plataforma, puedes incluir ese consentimiento en la importación.

Qué puede validar Flexmail y qué no

Flexmail no puede verificar la validez de un consentimiento recopilado externamente. Si indicas que existe consentimiento, asumes como administrador de la cuenta la responsabilidad de que esa autorización sea correcta y demostrable. Flexmail registra la importación como origen, pero no puede verificar su contenido ni su validez.

Al importar un archivo de contactos, puedes transferir el consentimiento de seguimiento de dos maneras. Flexmail procesa siempre el campo de consentimiento, incluso si la política de consentimiento está inactiva o el seguimiento de aperturas está desactivado.

Mediante una columna de consentimiento en tu archivo.

Asocia la columna durante el mapeo de campos con el campo "Consentimiento de seguimiento de aperturas". Lo encontrarás dentro de los campos de contacto. El procesamiento por fila funciona de la siguiente manera:

Puedes utilizar "Yes", "No" y "Not set", en mayúsculas o minúsculas. Los espacios antes o después del valor no se tienen en cuenta.
Una celda vacía no representa un valor: un nuevo contacto comienza en "Not set" y un contacto existente mantiene su consentimiento. Esto no genera ningún mensaje de error.
Cualquier valor distinto de "Yes", "No" o "Not set" provoca el rechazo de la fila completa. El contacto no se crea ni se actualiza. La fila aparece en el archivo de errores de la importación con el valor de tu archivo de origen. El resto de las filas se importa con normalidad.
Se asigna "Yes" o "No" a un contacto que esté en "Not set". También se asigna "No" a un contacto que esté en "Yes". Un valor idéntico al consentimiento actual no genera cambios.
No se aplican un "Yes" para un contacto con un "No" explícito, ni un "Not set" para un contacto con "Yes" o "No". El consentimiento se mantiene como estaba. El resto de los datos de la fila se importa y la fila cuenta como importada.
Si el mismo contacto figura en varias filas con valores distintos, prevalece "No".

Mediante el paso de importación dedicado.

Si no has asignado una columna de consentimiento, Flexmail muestra un paso independiente en el asistente de importación, situado después del paso de fuente e idioma y antes del paso de intereses. Este paso aparece también si la política de consentimiento está inactiva. En ese caso, incluye un aviso adicional que indica que la política aún no está activa. Puedes elegir una de estas dos opciones:

Importar sin consentimiento de seguimiento (predeterminado): un nuevo contacto empieza en "Not set" y un contacto existente conserva su consentimiento.
Importar con consentimiento de seguimiento: solo disponible si confirmas explícitamente que existe un consentimiento válido y documentado fuera de Flexmail, y que Flexmail no puede validarlo. Todos los contactos del archivo que aún no tengan un "No" explícito pasan a tener "Yes". Un contacto con un "No" explícito lo conserva.

Ten en cuenta: el paso de importación dedicado solo permite asignar "Yes", no "No". Si quieres importar contactos con un rechazo explícito, utiliza una columna de consentimiento en tu archivo.

Ten en cuenta: un "No" explícito asignado mediante importación elimina de forma permanente los eventos de apertura individuales de ese contacto, incluso si la política está inactiva o el seguimiento de aperturas está desactivado. La pantalla de análisis muestra cuántos contactos tienen "No" y avisa sobre esta eliminación antes de que inicies la importación.

Qué ves después de la importación

Tras el análisis, Flexmail muestra cuántos contactos tienen un valor de consentimiento no válido. Esos contactos se incluyen en el recuento de contactos no válidos y en el archivo descargable.

En cuanto finalizan la importación y la eliminación de los datos históricos de apertura, recibes el correo de informe "Tu importación está lista". Este correo incluye:

En el cuadro "Avisos y errores": cuántas filas tienen un valor de consentimiento no válido (también forman parte del total de filas con datos no válidos y de "Descargar todas las filas con datos no válidos").
En el cuadro "Consentimiento de seguimiento de aperturas": cuántos contactos nuevos se han creado en "Not set", cuántos han pasado a "Yes", cuántos han conservado su "No" y cuántos han pasado a "No", con la eliminación permanente de sus datos históricos de apertura.

Solo se muestra una línea si el recuento es superior a 0.

Cada cambio de consentimiento provocado por la importación genera una línea en el registro de consentimiento con el origen "Importación". La nota indica "Importado mediante columna de consentimiento" ante un valor no vacío de una columna asignada (incluido "Not set"), "Confirmación de importación masiva" al seleccionar "Importar con consentimiento de seguimiento" e "Importado sin confirmación de consentimiento" ante una celda vacía o si no se asignó ninguna columna de consentimiento.

¿Qué debes importar para contactos existentes: "Yes", "No" o "Not set"?

La elección entre "Yes", "No" y "Not set" en la importación tiene implicaciones directas en cómo gestiona Flexmail los datos históricos de apertura y en tu situación legal.

Importar "Yes" implica declarar que esos contactos han dado un consentimiento demostrable para el seguimiento de aperturas. Esta opción solo es justificable si has recopilado y documentado ese consentimiento de forma efectiva y puedes acreditarlo.

Importar "Not set" indica que no existe un historial de consentimiento. Los contactos en "Not set" no reciben el píxel de seguimiento mientras la política esté activa, pero sus datos históricos de apertura se conservan.

Importar "No" registra una negativa explícita. Los contactos con "No" no reciben el píxel y sus eventos históricos de apertura se eliminan permanentemente. Es la opción más estricta, pero también la más transparente si nunca se solicitó el consentimiento.

¿Cuándo conviene considerar la importación de "No"?

Si tienes contactos en Francia o Italia a los que nunca informaste sobre el seguimiento de aperturas, o si el periodo de transición ha vencido sin que hayas tomado medidas, los datos históricos de apertura de esos contactos carecen de una base legal sólida. En este caso, importar con "No" es la opción más coherente: reconoces que no hubo un consentimiento válido y eliminas los datos recopilados sin autorización.

Esta decisión es definitiva, ya que la eliminación de datos es irreversible.

Support tip: Flexmail proporciona los recursos técnicos para registrar el consentimiento de forma adecuada y gestionar los datos históricos. El valor correcto para tu caso depende del consentimiento con el que ya contabas y del nivel de transparencia ofrecido a tus contactos. Consulta con tu equipo legal o DPO antes de tomar esta decisión.

Cada exportación de contactos incluye automáticamente el campo de consentimiento para el seguimiento de aperturas (Yes / No / Not set) y la fecha de creación del contacto en Flexmail. No necesitas configurar nada. Los nombres de las columnas y los valores coinciden con los del archivo de importación. De este modo puedes identificar quién ha dado su consentimiento, quién lo ha rechazado y quién no tiene una elección registrada todavía.

Lista de comprobación: ¿está todo listo para cumplir con el consentimiento de seguimiento de aperturas?

Utiliza esta lista como guía. Cada punto representa una acción que puedes realizar antes de la fecha límite.

☐ La política de consentimiento para el seguimiento de aperturas está activada en Ajustes > Seguimiento
☐ Mis formularios de opt-in incluyen la casilla de consentimiento de seguimiento (se añade automáticamente al activarla en un formulario de opt-in estándar, pero conviene comprobarlo en tu sitio web)
☐ Entiendo que los contactos que no toman una decisión permanecen en "Not set" y no reciben el píxel de seguimiento
☐ He comprobado que los contactos procedentes de importaciones tienen la configuración adecuada

Siguientes pasos

¿Cómo interpretar mis informes cuando la política de consentimiento está activa?: cambios en tasas de apertura, ratio de clics y CTOR
Ajustes de seguimiento: resumen de los ajustes y sus combinaciones