Añadir contactos

Antes de poder enviar campañas, necesitas contactos en tu cuenta. Flexmail te ofrece varias formas de añadirlos, desde subir un archivo CSV completo hasta añadir un único contacto manualmente. Este artículo te explica cada opción.

Antes de empezar

• Asegúrate de haber creado todos los campos personalizados que quieras registrar antes de importar (lee primero "campos de contacto" si todavía no lo has hecho)
• Si vas a migrar desde otra plataforma, importa tus bajas anteriores a la lista negra antes de importar los contactos activos
• Ten listos los datos de tus contactos en formato CSV si vas a realizar una importación masiva
• Confirma que cuentas con un derecho legal documentado para enviar correos electrónicos a los contactos que vas a importar
• Desactiva todos los Workflows que se inicien a través de la lista que vas a subir, salvo que quieras que la automatización se envíe a todos los contactos importados. Espera a que la importación se haya procesado por completo antes de volver a activar tus Workflows vinculados a una lista.

Para empezar, ve a Contactos, luego a Todos los contactos y haz clic en Añadir contactos.

Opción 1: Cargar un archivo CSV

Es la forma más eficiente de cargar un volumen grande de contactos a la vez. Necesitas los datos de tus contactos en un archivo CSV con columnas separadas por comas o por puntos y coma, y una fila de encabezado en la parte superior.

Requisitos para el archivo CSV

• La extensión del archivo debe ser .csv
• El archivo debe estar codificado en UTF-8
• Tamaño máximo de archivo: 25 MB
• Número máximo de filas: 100.000. Divide las listas más grandes en varias importaciones
• La primera fila debe ser un encabezado con los nombres de las columnas
• Si hay varios valores en una misma celda, sepáralos con comas. Si un valor ya contiene una coma, escribe todo el valor entre comillas dobles

Pasos para la importación

1. Haz clic en Cargar un archivo y selecciona tu CSV.
2. Confirma que tienes derecho a enviar correos electrónicos a estos contactos.
3. Flexmail procesa el archivo y te muestra una vista previa de la primera fila de cada columna.
4. Asigna cada columna de tu archivo al campo de base de datos adecuado de Flexmail. Es el paso principal. Consulta el artículo "Vincular campos de la base de datos con el archivo de importación" para orientarte.
5. Revisa el resumen: cuántos contactos válidos se han detectado y si hay algún error de importación o aviso. Descarga el archivo de errores si quieres corregir filas concretas.

6. Selecciona un idioma predeterminado para los contactos que no tengan ningún idioma asignado en el archivo.

   Elige o crea un origen para esta importación. Utiliza un nombre de origen que siga siendo comprensible dentro de seis meses.

   Define el consentimiento de open tracking. Este paso solo aparece cuando no has vinculado ninguna columna para el consentimiento de open tracking, incluso aunque no tengas activada la política de open tracking consent.

   Elige entre:

   • Importar sin consentimiento de seguimiento (predeterminado): Flexmail guarda los contactos como "No definido". Si la política está activa, no reciben ningún píxel de seguimiento hasta que den su consentimiento. Si la política no está activa, el seguimiento se realiza de la forma habitual y ves un aviso breve indicando que esto solo tendrá efecto en cuanto actives la política.

   • Importar con consentimiento de seguimiento: solo debes elegir esta opción si confirmas que existe un consentimiento válido y documentado fuera de Flexmail y que Flexmail no puede verificarlo. Flexmail establece todos los contactos de tu archivo en "Sí", excepto los que ya tengan un "No" explícito. El origen de la elección en el registro de consentimientos queda registrado como "Import". Este dato es independiente del origen que elijas para el contacto (consulta Sobre las fuentes).

     
     
7. Elige o crea un interés común o sáltate este paso.

8. Haz clic en Importar para iniciar el proceso.

   

Opción 2: Añadir un solo contacto

Si quieres añadir contactos de uno en uno, haz clic en Añadir un contacto. Rellena como mínimo la dirección de correo electrónico y añade el resto de campos que quieras guardar. También debes asignarle un origen e indicar que has obtenido los datos de manera legítima.

Opción 3: Conectar mediante API

Si utilizas un CRM externo, una plataforma de comercio electrónico u otro sistema, puedes enviar contactos a Flexmail de forma automática con la API. Los contactos agregados a través de la API se registran como contactos confirmados. Consulta la documentación de la API para conocer los detalles técnicos.

Opción 4: Otras opciones

• Integración con Zapier: conecta Flexmail con cientos de herramientas sin programar
• Formularios de opt-in: permite que los contactos se registren por su cuenta en tu base de datos con un consentimiento documentado

¿Qué ocurre con los contactos existentes?

Si un contacto que vas a importar ya existe en tu cuenta (identificado por su dirección de correo electrónico), Flexmail actualiza sus datos en lugar de duplicar el registro. Los valores de los campos se actualizan si el nuevo archivo contiene un dato diferente. Los orígenes y los intereses nunca se sobrescriben; los valores nuevos se suman a los existentes.

Lo mismo se aplica al consentimiento de seguimiento de aperturas. Un valor vacío nunca sobrescribe un "Sí" o un "No" existente. Una importación nunca cambia un "No" previo por un "Sí". El propio contacto sí puede modificarlo desde su página de perfil (mediante el enlace del pie de página) o suscribiéndose otra vez en un formulario de opt-in con su correspondiente confirmación.

Consulta "Actualizar contactos existentes" para ver la lógica completa de actualización.

Errores habituales que conviene evitar

Importar contactos activos antes que la lista negra

Si vas a migrar desde otra plataforma, importa siempre antes las bajas previas a la lista negra. Si importas primero la lista activa, te arriesgas a enviar campañas a personas dadas de baja en tu sistema anterior antes de haber cargado la lista negra.

No vincular los campos antes de importar

Si aún no has creado los campos personalizados en tu cuenta, no podrás vincularlos durante la importación. Configura primero tus campos en los Ajustes y realiza la importación después. Si omites este paso, los datos no se guardan en ningún sitio y tendrás que importar todo de nuevo.

Utilizar un nombre de origen poco claro

Un origen llamado "Importación" ya no aporta información útil seis meses después. Utiliza nombres concretos como "Suscriptores newsletter T1 2025" o "Asistentes webinar marzo 2025" para saber en todo momento de dónde procede cada grupo de contactos.

Importar contactos sin consentimiento

Importar contactos que no te han otorgado un consentimiento claro y documentado para enviarles correos daña tu entregabilidad y vulnera el RGPD. Importa únicamente contactos a los que tengas un derecho legítimo para dirigirte.

Aspectos a tener en cuenta sobre el RGPD

En cada importación debes confirmar que cuentas con un derecho legal para almacenar los contactos del archivo y enviarles correos electrónicos. Flexmail guarda esta confirmación en sus registros. Proporcionar esta confirmación sin una base jurídica válida no te exime de responsabilidad legal. Si dudas sobre la validez de una lista determinada, lee primero "Datos recibidos legítimamente".

Pasos siguientes

• Consulta "Vincular campos de la base de datos con el archivo de importación" para ver una guía detallada sobre la asignación de campos
• Revisa "Errores de importación" si el resumen muestra incidencias o advertencias
• Lee "Actualizar contactos existentes" para entender cómo modifica los datos una nueva importación de un mismo contacto
• Revisa tras la importación el gráfico de crecimiento de suscriptores en el panel de control para comprobar el total actualizado de contactos y la evolución de la lista

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