Actualizar contactos existentes

Su base de datos de contactos no tiene por qué ser estática. A medida que la información de sus contactos cambia —como su empresa, preferencias o dirección de correo electrónico— puede mantener Flexmail actualizado de varias formas. Este artículo explica cada método y cómo funciona la lógica de actualización.

Antes de empezar

Antes de actualizar contactos mediante importación, asegúrese de que los encabezados de columna de su archivo coincidan con los nombres de campo o marcadores de posición de Flexmail. Una asignación incorrecta es la causa más común de que los datos acaben en el lugar equivocado.

Cómo pueden actualizarse los contactos por sí mismos

Los contactos pueden actualizar su propia información a través de:

Su página de perfil: una página personal donde los contactos pueden gestionar sus intereses públicos. Puede enlazar a ella usando el marcador de posición #update# en sus correos. Los campos personalizados y otros datos de contacto no se pueden editar en esta página.
Un formulario: si crea un formulario conectado a la base de datos de contactos y comparte el enlace, los contactos pueden actualizar su información rellenándolo.

Cuando un contacto actualiza sus propios datos, Flexmail siempre lo trata como la versión más precisa.

Cómo puede actualizar los contactos usted mismo

Mediante importación

La forma más eficiente de actualizar un gran número de contactos a la vez es una nueva importación. Cuando Flexmail encuentra una dirección de correo electrónico que ya existe en su cuenta, actualiza el registro de ese contacto en lugar de crear un duplicado.

La lógica de actualización funciona de la siguiente manera:

Un valor de campo solo se actualiza cuando el nuevo archivo contiene un valor diferente y no vacío para ese campo.
Si una columna está vacía o falta en su archivo, el valor existente se deja sin cambios.
Para los campos de opción múltiple, los valores seleccionados se reemplazan por los del nuevo archivo.
Las fuentes y los intereses nunca se sobrescriben. Los nuevos valores se añaden a los existentes.

En la página de detalles del contacto

Abra la página de detalles de un contacto desde el resumen de contactos y edite cualquier campo directamente. Los cambios surten efecto de inmediato.

Mediante un flujo de trabajo

Los flujos de trabajo pueden actualizar los campos de contacto automáticamente en función de acciones o desencadenadores. Por ejemplo, puede configurar un flujo de trabajo que actualice un campo «Último evento al que asistió» cuando un contacto hace clic en un enlace de registro.

¿Qué ocurre con las direcciones de correo duplicadas en un archivo?

Si la misma dirección de correo electrónico aparece más de una vez en su archivo de importación, Flexmail procesa las filas en orden. La primera fila establece los valores iniciales y cada fila posterior los actualiza usando la misma lógica descrita anteriormente. Las fuentes y los intereses de todas las filas se combinan. El resumen de la importación mostrará una advertencia por las filas duplicadas para que esté informado.

Errores comunes que debe evitar

Sobrescribir datos correctos con columnas vacías

Si su archivo de actualización no incluye columnas que no desea cambiar, no hay problema. Flexmail no modificará esos campos. Pero si una columna está presente y sus celdas están vacías, y el contacto existente tiene un valor en ese campo, Flexmail dejará el valor existente sin cambios (ya que el nuevo valor está vacío). No incluya columnas con valores vacíos si pretende borrar un campo: eso requiere un enfoque diferente.

Olvidar que los campos de opción múltiple se reemplazan, no se combinan

A diferencia de los intereses y las fuentes, los valores de los campos de opción múltiple se reemplazan por los del nuevo archivo. Si un contacto tiene actualmente seleccionado «Bronce» en un campo de nivel y su archivo de actualización lo deja en blanco, el valor se borrará. Incluya el valor completo deseado en su archivo de actualización.

Asignación de campos incorrecta al reimportar

Si los encabezados de sus columnas han cambiado desde la última importación, compruebe cuidadosamente el paso de asignación. Una columna que se asigna automáticamente al campo incorrecto puede sobrescribir silenciosamente los datos de toda su lista de contactos.

Próximos pasos

Lea «Vincular los campos de la base de datos con el archivo de importación» para obtener una guía detallada sobre el paso de asignación.
Lea «Gestionar sus contactos» para ver cómo editar contactos individuales desde el resumen de contactos.
Lea «Sobre los flujos de trabajo» si desea automatizar las actualizaciones de contactos en función del comportamiento en las campañas.