Actualizar contactos existentes


Tu base de datos de contactos no tiene por qué ser estática. Cuando la información de tus contactos cambia, como su empresa, sus preferencias o su dirección de correo electrónico, puedes mantener Flexmail al día de diferentes maneras. Este artículo explica cada método y describe cómo funciona la lógica de actualización.

Antes de empezar

Antes de actualizar contactos mediante una importación, comprueba si los encabezados de columna coinciden con los nombres de campo o marcadores de posición de Flexmail. Una vinculación incorrecta es la causa más común de que los datos acaben en el lugar equivocado.

Cómo pueden actualizarse los propios contactos

Los contactos pueden actualizar su propia información a través de:

  • Su página de perfil: una página personal donde los contactos pueden gestionar sus intereses públicos. Puedes enlazar a ella con el marcador de posición #update# en tus correos electrónicos. Los campos personalizados y otros datos de contacto no se pueden editar en esta página.
  • Un formulario: si creas un formulario vinculado a la base de datos de contactos y compartes el enlace, los contactos pueden actualizar su información rellenándolo.

Cuando un contacto actualiza sus propios datos, Flexmail siempre considera que esa es la versión más precisa.

Cómo puedes actualizar contactos

Mediante importación

La forma más eficiente de actualizar un gran número de contactos a la vez es mediante una nueva importación. Cuando Flexmail encuentra una dirección de correo electrónico que ya existe en tu cuenta, actualiza los datos de ese contacto en lugar de crear un duplicado.

La lógica de actualización funciona de la siguiente manera:

  • Un valor de campo solo se actualiza si el archivo nuevo contiene un valor diferente y no vacío para ese campo
  • Si una columna está vacía o no aparece en tu archivo, el valor existente permanece sin cambios
  • Para los campos de opción múltiple, los valores seleccionados se sustituyen por lo que aparezca en el archivo nuevo
  • Las fuentes y los intereses nunca se sobrescriben. Los valores nuevos se añaden a los existentes

En la página de detalles del contacto

Abre la página de detalles de un contacto desde la vista general de contactos y edita cualquier campo directamente. Los cambios entran en vigor de inmediato.

Mediante un flujo de trabajo

Los flujos de trabajo pueden actualizar campos de contacto automáticamente según acciones o activadores. Por ejemplo, puedes configurar un flujo de trabajo que actualice un campo "Último evento al que asistió" cuando un contacto hace clic en un enlace de registro.

¿Qué ocurre con las direcciones de correo electrónico duplicadas en un archivo?

Si la misma dirección de correo electrónico aparece más de una vez en tu archivo de importación, Flexmail procesa las filas por orden. La primera fila define los valores iniciales y cada fila posterior los actualiza según la misma lógica descrita arriba. Las fuentes y los intereses de todas las filas se combinan. El resumen de la importación muestra una advertencia sobre filas duplicadas para que estés informado.

Errores comunes que debes evitar

Sobrescribir datos válidos con columnas vacías

Si a tu archivo de actualización le faltan columnas que no deseas modificar, no hay ningún problema. Flexmail no toca esos campos. Pero si una columna está presente y las celdas están vacías, y el contacto existente tiene un valor en ese campo, Flexmail deja el valor existente sin cambios (porque el nuevo valor está vacío). No incluyas columnas con valores vacíos si quieres borrar un campo; para eso se necesita otro método.

Olvidar que los campos de opción múltiple se sustituyen y no se combinan

A diferencia de los intereses y las fuentes, los valores de los campos de opción múltiple se sustituyen por lo que aparece en tu archivo nuevo. Si un contacto tiene seleccionado actualmente "Bronce" en un campo de nivel y tu archivo de actualización deja ese campo vacío, el valor se borra. Incluye el valor completo deseado en tu archivo de actualización.

Vinculación de campos incorrecta al volver a importar

Si tus encabezados de columna han cambiado desde la última importación, revisa el paso de vinculación con cuidado. Una columna que se vincula automáticamente al campo incorrecto puede sobrescribir datos silenciosamente en toda tu lista de contactos.

Pasos siguientes

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