Primeros pasos con los flujos de trabajo

Los flujos de trabajo son escenarios automatizados que se ejecutan en segundo plano en tu cuenta de Flexmail. Una vez configurado, un flujo de trabajo se ejecuta de forma automática cada vez que ocurre el desencadenador que has definido, sin intervención manual. Un contacto se suscribe, hace clic en un enlace, completa un formulario, alcanza una fecha o cumple una condición, y el flujo de trabajo entra en acción.

Bien utilizados, los flujos de trabajo envían el correo adecuado al contacto adecuado en el momento justo, a gran escala, sin un esfuerzo manual constante.

¿Por qué usar flujos de trabajo?

El principal valor añadido de los flujos de trabajo es que ejecutan una acción de forma automática cada vez que el comportamiento de tus contactos, sus interacciones con tu campaña u otros eventos activan un desencadenador. Funcionan según reglas preestablecidas, en segundo plano, sin que tengas que intervenir en ese momento. Con los flujos de trabajo, tus campañas nunca duermen.

Hay muchísimas posibilidades al usar flujos de trabajo. Puedes enviar mensajes de bienvenida a nuevos suscriptores, correos de cumpleaños, mensajes relacionados con eventos como recordatorios y encuestas posteriores a un evento, información adicional sobre productos según los enlaces en los que tus contactos hayan hecho clic, y mucho más. Los flujos de trabajo son siempre una buena opción para llevar a cabo las acciones necesarias en cada etapa del ciclo de marketing.

Qué pueden hacer los flujos de trabajo

  • Enviar un correo de bienvenida en el momento en que alguien se suscribe.
  • Hacer un seguimiento automático cuando un contacto hace clic en un enlace concreto de una campaña.
  • Enviar un correo de cumpleaños cada año a partir de un campo de fecha.
  • Avisar a tu equipo de ventas cuando un contacto completa un formulario de contacto.
  • Guiar a los nuevos contactos mediante una serie de correos de bienvenida a lo largo de varias semanas.
  • Eliminar contactos de tu base de datos cuando cumplen criterios específicos de inactividad.

Cómo se compone un flujo de trabajo

Cada flujo de trabajo consta de bloques organizados en una secuencia. Hay cinco tipos:

  • Bloque de inicio, define quién entra en el flujo de trabajo y qué desencadena su entrada.
  • Bloque de envío, envía una campaña, un SMS o una notificación interna a un miembro del equipo.
  • Bloque de espera, pausa el flujo de trabajo durante un tiempo determinado o hasta que se cumpla una condición concreta.
  • Bloque si/no, divide el flujo de trabajo en dos rutas según una condición.
  • Bloque de contacto, aplica cambios en un contacto.

Conectas estos bloques para crear un flujo que encaje con tu escenario. A continuación, el flujo de trabajo procesa cada contacto de forma individual a medida que recorre el flujo.

Cuándo tienen sentido los flujos de trabajo

Los flujos de trabajo son más útiles cuando la misma serie de acciones debe repetirse para diferentes contactos, activada por su comportamiento individual. Un correo de bienvenida que llega a cada nuevo suscriptor es un flujo de trabajo perfecto. Una campaña puntual que envías este viernes no lo es, eso es una campaña programada.

Support tip  Empieza de forma sencilla. Tu primer flujo de trabajo no tiene que ser complejo: un solo correo de bienvenida activado por una nueva suscripción ya aporta un gran valor. Adquiere soltura con escenarios sencillos antes de pasar a secuencias de varios pasos.

Antes de empezar: lista de comprobación de planificación

Un flujo de trabajo es tan bueno como la planificación que hay detrás. Si sigues estos cuatro pasos antes de abrir el creador de flujos de trabajo, te ahorrarás rehacer mucho trabajo después.


Paso 1: Define tu objetivo

¿Qué quieres conseguir con el flujo de trabajo? Concreta. "Enviar un correo de bienvenida" es un objetivo. "Mejorar la interacción" no es lo bastante específico para diseñar un flujo de trabajo en torno a ello.

Objetivos habituales de flujos de trabajo:

  • Dar la bienvenida a nuevos suscriptores y presentar tu marca.
  • Hacer seguimiento a contactos que han hecho clic en un enlace concreto de una campaña.
  • Registrar y confirmar a los participantes de un evento.
  • Recordar a los contactos una próxima renovación o fecha de vencimiento.
  • Avisar a ventas cuando un contacto cualificado realiza una acción relevante.
  • Volver a implicar a contactos que llevan 90 días sin abrir ningún correo.

Paso 2: Define tu público objetivo

¿Quién debe entrar en este flujo de trabajo? Piensa en lo siguiente:

  • ¿Qué desencadena la entrada: el envío de un formulario, un clic en un enlace, una fecha, una suscripción a un interés?
  • ¿Existen condiciones que deban excluir a ciertos contactos, aunque cumplan el desencadenador?
  • ¿Quieres que entren los contactos existentes o solo los nuevos a partir de este momento?

Paso 3: Diseña la secuencia

Dibuja el flujo en papel o en un diagrama sencillo antes de empezar a crearlo en Flexmail. Anota cada paso en orden: el desencadenador, luego cada correo o acción, con los tiempos de espera y las posibles bifurcaciones de si/no. De esta forma la creación es mucho más rápida y detectas fallos en tu lógica antes de que causen problemas.

Support tip — Mantén cada flujo de trabajo centrado en un único objetivo. Si ves que estás dibujando un escenario muy largo y complejo, valora dividirlo en dos o tres flujos de trabajo más pequeños. Los flujos de trabajo sencillos son más fáciles de probar, revisar y adaptar.

Paso 4: Prepara tu contenido

Cada bloque de envío de tu flujo de trabajo necesita un mensaje. Crea y revisa todos los mensajes que vas a utilizar antes de activar el flujo de trabajo. Comprueba que:

  • Cada mensaje tiene un objetivo claro dentro de la secuencia.
  • Los campos de personalización son correctos y tienen alternativas probadas.
  • Los enlaces funcionan bien y dirigen a los destinos adecuados.
  • La versión de texto existe en cada mensaje.

Errores habituales que conviene evitar

  • Activar un flujo de trabajo antes de que todos los mensajes utilizados estén publicados y revisados. Un flujo de trabajo no puede enviar un mensaje que no existe.
  • Meter todo en un único flujo de trabajo grande. Los flujos de trabajo largos con muchas bifurcaciones son más difíciles de probar, revisar y mantener. La mejor opción es un flujo de trabajo por cada objetivo.
  • Olvidarse de los contactos existentes. De forma predeterminada, solo entran en el flujo de trabajo los contactos nuevos que cumplen el desencadenador. Si quieres incluir a los contactos existentes, marca la opción en los ajustes del bloque de inicio.
  • No definir una condición de salida. Cada contacto que entra en un flujo de trabajo necesita una forma lógica de salir de él. Consulta "Cuándo detener tu campaña de automatización" para ver las técnicas disponibles.

Siguientes pasos

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