Primeros pasos con los flujos de trabajo

Los flujos de trabajo son escenarios automatizados que se ejecutan en segundo plano de su cuenta de Flexmail. Una vez configurado uno, se ejecuta automáticamente cada vez que se produce el desencadenador definido, sin ninguna intervención manual. Un contacto se suscribe, hace clic en un enlace, rellena un formulario, llega a una fecha o cumple una condición, y el flujo de trabajo se activa.

Bien utilizados, los flujos de trabajo envían el correo adecuado al contacto adecuado en el momento exacto, a escala, sin esfuerzo manual continuo.

¿Por qué usar flujos de trabajo?

El principal valor añadido de los flujos de trabajo es que realizan una acción automáticamente cada vez que es activada por el comportamiento de sus contactos, sus interacciones con su campaña u otros eventos. Funcionan, según reglas predefinidas, en segundo plano, sin necesidad de su intervención en ese momento. Con los flujos de trabajo, sus campañas nunca se detienen.

Hay una amplia gama de posibilidades al usar flujos de trabajo. Por ejemplo, puede enviar mensajes de bienvenida a sus nuevos suscriptores, correos de cumpleaños, mensajes relacionados con eventos (como recordatorios y encuestas después de que haya tenido lugar el evento), información adicional sobre algunos productos según los enlaces en los que hayan hecho clic sus contactos, y muchos más. Los flujos de trabajo son siempre una buena idea para tomar las acciones necesarias en cada paso del ciclo de marketing.

Qué pueden hacer los flujos de trabajo

• Enviar un correo de bienvenida en el momento en que alguien se suscribe.
• Hacer seguimiento automáticamente cuando un contacto hace clic en un enlace específico de una campaña.
• Enviar un correo de cumpleaños cada año basándose en un campo de fecha.
• Alertar a su equipo de ventas cuando un contacto rellena un formulario de contacto.
• Guiar a los nuevos contactos a través de una serie de correos de incorporación durante varias semanas.
• Eliminar contactos de su base de datos cuando cumplen criterios específicos de inactividad.

Cómo se construye un flujo de trabajo

Cada flujo de trabajo se compone de bloques organizados en secuencia. Hay cinco tipos:

• Bloque de inicio: define quién entra en el flujo de trabajo y qué desencadena su entrada.
• Bloque de envío: envía una campaña, un SMS o una notificación interna a un miembro del equipo.
• Bloque de espera: pausa el flujo de trabajo durante un tiempo establecido o hasta que se cumpla una condición específica.
• Bloque si/si no: divide el flujo de trabajo en dos caminos según una condición.
• Bloque de contacto: realiza cambios en un contacto.

Conecta estos bloques para formar un flujo que se adapte a su escenario. El flujo de trabajo procesa entonces a cada contacto individualmente a medida que avanza por él.

Cuándo tienen sentido los flujos de trabajo

Los flujos de trabajo son más valiosos cuando la misma secuencia de acciones debe ocurrir repetidamente para diferentes contactos, activada por su comportamiento individual. Un correo de bienvenida que va a cada nuevo suscriptor es un flujo de trabajo perfecto. Una campaña única que envía este viernes no lo es; eso es una campaña programada.

Consejo de soporte Empiece de forma sencilla. Su primer flujo de trabajo no necesita ser elaborado; un único correo de bienvenida activado por una nueva suscripción ya tiene un enorme valor. Gane confianza con escenarios simples antes de pasar a secuencias de varios pasos.

Antes de comenzar: lista de verificación de planificación

Un flujo de trabajo es tan bueno como la planificación que hay detrás. Trabajar en estos cuatro pasos antes de abrir el constructor de flujos de trabajo le ahorrará bastante retrabajo más adelante.

Paso 1: Defina su objetivo

¿Qué desea que logre el flujo de trabajo? Sea específico. «Enviar un correo de bienvenida» es un objetivo. «Mejorar el compromiso» no es lo suficientemente específico como para diseñar un flujo de trabajo en torno a ello.

Objetivos habituales de flujos de trabajo:

• Dar la bienvenida a los nuevos suscriptores e introducir su marca.
• Hacer seguimiento de los contactos que hicieron clic en un enlace específico de una campaña.
• Registrar y confirmar a los asistentes a eventos.
• Recordar a los contactos una renovación o fecha de caducidad próxima.
• Notificar a ventas cuando un cliente potencial realiza una acción de calificación.
• Reactivar contactos que no han abierto un correo en 90 días.

Paso 2: Defina su audiencia

¿Quién debe entrar en este flujo de trabajo? Piense en:

• Qué desencadena la entrada: ¿un envío de formulario, un clic en un enlace, una fecha, una suscripción a un interés?
• ¿Hay condiciones que deberían excluir a algunos contactos aunque cumplan el desencadenador?
• ¿Desea que entren los contactos existentes o solo los nuevos a partir de ahora?

Paso 3: Esquematice la secuencia

Antes de crear en Flexmail, dibuje el flujo en papel o en un diagrama sencillo. Anote cada paso en orden: el desencadenador, luego cada correo o acción, con los tiempos de espera y las ramas si/si no. Esto hace que la creación sea mucho más rápida y le ayuda a detectar errores en la lógica antes de que causen problemas.

Consejo de soporte Mantenga cada flujo de trabajo enfocado en un objetivo. Si se encuentra dibujando un escenario muy largo y complejo, considere dividirlo en dos o tres flujos más pequeños. Los flujos de trabajo más simples son más fáciles de probar, depurar y ajustar.

Paso 4: Prepare su contenido

Cada bloque de envío de su flujo de trabajo necesita un mensaje. Cree y revise todos los mensajes que usará antes de activar el flujo de trabajo. Compruebe que:

• Cada mensaje tiene un propósito claro en la secuencia.
• Los marcadores de posición de personalización son correctos y tienen valores de reserva probados.
• Los enlaces funcionan correctamente y apuntan a los destinos correctos.
• La versión de texto está presente en cada mensaje.

Errores comunes que debe evitar

• Activar un flujo de trabajo antes de que todos los mensajes referenciados estén publicados y verificados. Un flujo de trabajo no puede enviar un mensaje que no existe.
• Construir todo en un solo flujo de trabajo grande. Los flujos de trabajo largos con múltiples ramas son más difíciles de probar, depurar y mantener. Un flujo de trabajo por objetivo es un mejor enfoque.
• Olvidarse de los contactos existentes. Por defecto, solo los nuevos contactos que cumplan el desencadenador entrarán en el flujo de trabajo. Si desea incluir los contactos existentes, marque la opción en los ajustes del bloque de inicio.
• No pensar en la condición de salida. Todo contacto que entra en un flujo de trabajo necesita una forma lógica de salir de él. Consulte «Cuándo detener su campaña de automatización» para conocer las técnicas.

Próximos pasos

• Consulte «Crear un flujo de trabajo» para un recorrido paso a paso por el constructor de flujos de trabajo.
• Consulte «Referencia de bloques y desencadenadores de flujo de trabajo» para una visión general completa de todos los desencadenadores y acciones disponibles.
• Consulte «Ejemplos de flujos de trabajo» para ocho escenarios listos para adaptar que cubren los casos de uso más comunes.
• Consulte «Buenas prácticas para flujos de trabajo» para orientación sobre nomenclatura, pruebas, monitorización y mantenimiento de flujos de trabajo a lo largo del tiempo.