Sobre las fuentes

Una fuente le indica cómo un contacto ha llegado a su base de datos. Es un campo obligatorio para cada contacto en

Flexmail, y no es solo un detalle administrativo. En virtud del RGPD, debe poder demostrar de dónde proceden los datos personales de un contacto si este ejerce alguna vez su derecho de acceso.

Cómo se asignan las fuentes

A través de un formulario de opt-in

Cuando un contacto se suscribe a través de uno de sus formularios de opt-in, Flexmail almacena automáticamente el nombre de ese formulario como fuente del contacto. No se requiere ninguna acción por su parte.

Mediante importación

En cada importación se le pide que especifique una fuente para los contactos de ese archivo. Puede seleccionar una fuente existente o crear una nueva. Use un nombre que tenga sentido y sea rastreable. Algo como "Exportación archivo de clientes 2025-03" o "Feria Bruselas 2025" es mucho más útil que una etiqueta genérica.

Añadido manualmente

Cuando añade un contacto manualmente, le asigna una fuente en el momento de la creación. Este es un buen lugar para registrar el contexto específico, por ejemplo "Hoja de inscripción del evento XYZ" o "Petición personal en conferencia".

¿Pueden los contactos ver su fuente?

No. Las fuentes son internas de su cuenta. Los contactos nunca las ven. Existen para ayudarle a rastrear el origen de sus datos para sus propios registros y para el cumplimiento del RGPD.

Un contacto puede tener varias fuentes

Si la misma persona se suscribe a través de un formulario de opt-in y posteriormente se importa de nuevo desde un archivo de clientes, ambas fuentes se añaden a su perfil. Las fuentes nunca se sobrescriben; se acumulan. Esto le ofrece una imagen completa de todos los puntos de contacto a través de los cuales un contacto entró en su base de datos.

RGPD Si un contacto presenta una solicitud de derecho de acceso conforme al RGPD, debe indicarle qué datos personales conserva y de dónde proceden. Su campo de fuentes es exactamente donde reside esa información. Mantenga sus nombres de fuente claros y rastreables.

Errores comunes que debe evitar

Usar nombres de fuente genéricos

Una fuente llamada "Importación" o "Sitio web" no le dice nada útil seis meses después. Una fuente llamada "Suscripción al boletín a través de la página de inicio Q1 2025" le dice exactamente de dónde proceden esos contactos. Tómese un momento para ser específico al crear nombres de fuente.

No registrar las altas manuales de contactos

Cuando añada un contacto tras una llamada telefónica, una reunión o una petición personal, regístrelo inmediatamente con una fuente específica. Las fuentes vagas o ausentes en los contactos añadidos manualmente son un punto débil habitual respecto al RGPD, ya que no puede demostrar el origen de los datos de ese contacto.

Suponer que puede editar o eliminar fuentes

Las fuentes se añaden a los contactos y forman parte de su rastro de auditoría del RGPD. No puede editar ni cambiar retroactivamente la fuente asignada a una importación pasada. Hágalo bien en el momento de la importación.

Siguientes pasos

Lea "Añadir contactos" para ver cómo se asignan las fuentes durante el proceso de importación
Lea "Datos recibidos legítimamente" para una explicación completa de las obligaciones del RGPD en torno a los datos de contacto
Lea "¿En qué consiste un contacto?" para una visión general de todos los datos almacenados sobre un contacto