Sobre las fuentes
Una fuente te indica cómo ha llegado un contacto a tu base de datos. Es un campo obligatorio para cada contacto en Flexmail y no es un simple detalle administrativo. Bajo el RGPD, debes poder demostrar de dónde proceden los datos personales de un contacto si alguna vez ejerce su derecho de acceso.
Cómo se asignan las fuentes
A través de un formulario de opt-in
Cuando un contacto se suscribe a través de uno de tus formularios de opt-in, Flexmail guarda automáticamente el nombre de ese formulario como la fuente del contacto. No tienes que hacer nada.
A través de una importación
En cada importación se te pide que indiques una fuente para los contactos de ese archivo. Puedes seleccionar una fuente existente o crear una nueva. Utiliza un nombre claro y localizable. Algo como "Exportación de clientes 2025-03" o "Feria comercial Bruselas 2025" resulta mucho más útil que una etiqueta genérica.
Añadido manualmente
Cuando añades un contacto manualmente, le asignas una fuente al crearlo. Este es un buen lugar para registrar el contexto específico, por ejemplo "Lista de inscritos evento XYZ" o "Solicitud personal en conferencia".
¿Pueden los contactos ver su fuente?
No. Las fuentes son internas de tu cuenta. Los contactos nunca las ven. Existen para ayudarte a registrar el origen de tus datos para tu propia administración y para el cumplimiento del RGPD.
Un contacto puede tener varias fuentes
Si la misma persona se suscribe a través de un formulario de opt-in y más adelante se importa de nuevo desde un archivo de clientes, ambas fuentes se añaden a su perfil. Las fuentes nunca se sobrescriben, se acumulan. Esto te ofrece una imagen completa de todos los puntos de contacto a través de los cuales un contacto ha llegado a tu base de datos.
RGPD Si un contacto presenta una solicitud de derecho de acceso conforme al RGPD, tienes la obligación de comunicarle qué datos personales conservas y de dónde proceden. El campo de fuente es exactamente donde reside esa información. Mantén los nombres de tus fuentes claros y localizables.
Fuente de un contacto y fuente de una opción de consentimiento de seguimiento de aperturas
La fuente de un contacto indica de dónde procede dicho contacto, por ejemplo un formulario o una importación. Ese es un dato diferente a la fuente de la elección en el registro de consentimiento para el seguimiento de aperturas (Formulario opt-in, Campaña, Página de perfil, API, Importación o Manual). Esta última la registra Flexmail de forma automática en el momento en que se guarda una elección.
Cómo evitar errores comunes
Utilizar nombres de fuente genéricos
Una fuente llamada "Importación" o "Sitio web" no te dice nada útil seis meses después. Una fuente llamada "Suscripción a la newsletter desde página de inicio Q1 2025" te dice con precisión de dónde salieron esos contactos. Tómate el tiempo necesario para ser específico al crear los nombres de las fuentes.
No registrar los contactos añadidos manualmente
Cuando añadas un contacto tras una llamada telefónica, una reunión o una petición personal, regístralo de inmediato con una fuente concreta. Las fuentes imprecisas o ausentes en contactos añadidos de forma manual son un punto débil habitual de cara al RGPD, ya que no puedes demostrar el origen de los datos de ese contacto.
Asumir que puedes editar o eliminar fuentes
Las fuentes se añaden a los contactos y forman parte de tu registro de auditoría del RGPD. No puedes editar ni modificar a posteriori la fuente asignada a una importación anterior. Asegúrate de hacerlo bien en el momento de la importación.
Siguientes pasos
- Lee "Añadir contactos" para ver cómo se asignan las fuentes durante el proceso de importación.
- Lee "Datos recopilados de forma legítima" para consultar una explicación completa de las obligaciones del RGPD en relación con los datos de contacto.
- Lee "Contactos en Flexmail" para ver un resumen de todos los datos que se guardan en un contacto.